Фёдор Борщёв

Хороший план исходит от команды

Планирование работы во всех командах выстроено по-разному, но есть один признак, который всегда есть в результативных командах и редко встречается в обычных: у результативных ребят план работ формируют исполнители, а у обычных — менеджеры.

В плане менеджеров обычно все завязано на цифры: берем беклог, оцениваем каждую задачу в часах, а затем всё как в бухгалтерии: в двухнедельном спринте у нас 80 часов, 20 оставляем про запас, а остальные 60 — забиваем задачами. От такого плана исполнители уже не отвертятся — раз оценил задачу в трекере на 4 часа, значит 4 часа над ней и работай.

Когда спринт планируют исполнители, мозг перестраивается — вместо накидывания задач, чтобы забить ёмкость, люди начинают под них подписываться. Внутренний диалог ведётся совсем по-другому: не «верно ли я оценил эту задачу», а «успею ли я выполнить вот эти обещания в срок?».

Такой процесс менее чёток с точки зрения цифр, зато приводит к планам, которые действительно сбываются. Ну и вообще повышает самостоятельность у команды — система, в которой спринты планируют исполнители, требует гораздо меньше управляющих воздействий.

Планирование спринта: буфер

В личке часто спрашивают, как мы распределяем нагрузку между программистами в условиях жестких дедлайнов и коротких спринтов.

Самое главное правило — не обманывать себя при планировании и помнить, что планы без запаса не сбываются.

Свой запас я держу в буфере, который называется «можно проебать» — это прям такой лейбл в трекере. Лейбл ставится на задачи, которые мы будем делать только, если успеем закончить более важные.

Прямо в трекере написано, что задача — буферная

Такой буфер спасает от извечного менеджерского желания взять побольше и закинуть подальше — когда с самого начала понятно, что задача скорее всего проебется, то хочешь не хочешь, а учишься расставлять приоритеты. Кайф еще в том, что ребята сами управляют задачами из буфера — могут выбрать что-то, что считают более важным или интересным.

Если спринт спланирован хорошо, то примерно половина из буферных задач успешно закрывается. Если плохо — закрываются или все, или ни одной.

Проектный план: краткость, проверяемость и постоянство

Хороший план толкает вперед любой проект — от подвисших продуктовых фич до собственного бизнеса и домашних дел. В продолжение заметки об отличиях диаграммы Ганта от проектного плана, приведу 3 правила, которыми пользуюсь сам при составлении проектных планов.

Краткость

План покрывает короткий период — неделю, максимум две. Каждый пункт плана состоит только из одного предложения. Короткий план позволяет участникам быстро оценивать здоровье проекта, не вникая в горы текста. Менеджер видит: если в середине срока половина задач не выполнена — значит пора готовиться к трудным выходным.

В проектном плане — одно предложение для одной задачи

Ограничивая полет фантазии одним предложением, я уверен, что пишу о важном, а не влезаю в детали реализации. Если нужно добавить входной информации или архитектурных рекомендаций — есть трекер и почта. В проектном плане — строго: одно предложение для одной задачи.

Проверяемость

Каждый пункт плана содержит глагол в совершенной форме и обещает что-нибудь сделать:

Обещание Хуйня
Сделаем Будем делать
Починим Посмотрим
Доработаем Приступим к доработкам
Назовем сроки Начнем

Я сделяль проектный план

Кроме правильной грамматики, проверяемое обещание составлено так, чтобы через неделю можно было доказать, что оно выполнено, просто отправив ссылку или прикрепив файл. Хорошие доказательства:

  • Починили отправку СМС, вот скриншоты с телефона;
  • Сделали отчет по пропущенным звонкам, файл во вложении;
  • Избавились от падений сервера, вот график мониторинга.

Постоянство

Даже если возле дома приземлились инопланетяне, в понедельник команда получает письмо с проектным планом и результатами прошлой недели. 52 раза в год.

Если хоть один понедельник проебался — проект разваливается. Хочешь отдохнуть — запланируй поменьше дел, но не пропускай понедельник*.

Потратить 10 минут на еженедельный план легче, чем не съесть тортик в кофейне

Писать письма по понедельникам — не больно. Весь процесс планирования и рефлексии занимает не больше 10 минут — не съесть тортик, проходя мимо кофейни, сложнее, чем написать хороший план. И уж точно 10 минут стоят спокойной и результативной недели.

Вместо выводов

  1. Короткий и проверяемый план сжигает мосты и мотивирует. Все просто — если план не выполнен, то я плохой менеджер: дал конкретные обещания и сам же их проебал.
  2. Постоянная и публичная проверка выполнения плана держит команду в тонусе, а пульс проекта — в ритме 52 отгрузки в год.

* Вместо понедельника, рыбным днем можно назначить вторник, среду, четверг, пятницу, субботу или воскресенье.

Что почитать про Fix time, Fix Budget, Flex scope

Решил выложить свою подборку материалов на тему Fix Time Fix Budget Flex Scope — единственного способа делать проекты без боли.

В основе ФФФ (как его называют в Бюро Горбунова) лежит понимание того, что время — невосполнимый ресурс, в отличие от денег и желаний.

План и правда

Осторожно! Почему-то ни в одном материале не сказано, что ФФФ не работает,
если не планировать проект, не слушать клиента и ложиться спать, когда нельзя.