Федор Борщев

Производство и потребление

Есть два режима жизнедеятельности — производство и потребление.

Производство — это когда после вас остаются артефакты: код, письма, идеи, макеты. Потребление — все остальное. Написать программу — производство, посмотреть фейсбук — потребление.

В увеличении потребления заинтересованы те, кто вас окружает: ютубчик, макдональдс, друзья, которым нужна компания для похода в бар, да и вся мировая экономика в целом.

В увеличении производства в первую очередь заинтересованы вы сами. Чем больше вы делаете (или другие, с вашей помощью) — тем быстрее достигаете целей.

Человечество изобрело кучу инструментов для потребления — телефоны, торговые центры, push-уведомления, шаурма у метро.

Инструментов для производства, вроде скетча, макбука и молескина — наоборот, мало. На самом деле, можно производить больше, чем 95% людей, имея только сильное желание и блокнот, но это тема для отдельного разговора.

Разделяйте потребление и производство. Не получится продуктивно работать, если отвлекаться на фейсбучный тупняк. Не получится насладиться ужином, пытаясь написать код.

Первый Закон Паркинсона

В 50-х годах прошлого века умный дядька по фамилии Паркинсон, историк по профессии, вывел немного шутливый, но верный и правдивый закон — работа всегда занимает все отведенное на нее время.

Если у внучки есть три дня, чтобы написать письмо бабушке, то она будет писать три дня.

Если у вас в спринте три мелкие задачи, то вы будете делать их две недели.

Наоборот тоже работает — если до конца недели нужно сделать 20 задач (и вам отрежут руку, если не сделаете), то вы найдете способ все успеть — пофлексите, упростите код, напишете говно, наконец.

А если внучка торопится в кино с подружками, то бабушке хватит и открыточки.

Марк Форстер — Сделай это завтра

Тайм-менеджмент в технологической компании — сложная задача: работы всегда больше, чем можно успеть. На проблемы планирования часто накладывается наша эмоциональность — сложно отказать руководителю, который громко требует «пойти и работать». И почти невозможно отказать самому себе, когда хочется поделать фичу, которая только что пришла в голову, и «точно всем нужна».

Моя библиотека книг по тайм-менеджменту ограничена единственной Getting Things Done, поэтому я обрадовался, когда ребята из издательской студии Поле предложили написать рецензию на книгу Марка Форстера «Сделай это завтра», которая выходит у них в ноябре.

Книга приносит идеи, которые будут полезны не только менеджерам, но инженерам. К примеру, закрытые списки дел на день. Список закрыт, если под ним подведена черта, и в него нельзя ничего добавить. Все новые дела, которые появляются за день, нельзя вносить в сегодняшний список — только на завтра.

Моя любимая часть — про «видение». Марк Форстер рассказывает, как клево живется, когда у тебя есть четкая система, которая отделяет вещи, которые нужно делать от вещей, которые делать не нужно.

К примеру, лучше не брать задачу, которую ты считаешь недостаточно важной, или не уверен что сделаешь хорошо. Лучше честно отказать коллегам, чем обмануть ожидания и потратить время на половину результата, которая никому не пригодится.

Конечно, книга не заменяет ГТД с его пустыми инбоксами, но хорошо дополняет. По предзаказу стоит 600 рублей.

Никогда не реагируйте на что-­то немедленно, если ситуация не является по­-настоящему неотложной или ваша работа не предполагает такой реакции.

Никогда ничего не делайте в тот же день, если откладывание на завтра не влечет отрицательных последствий. И эти последствия должны быть значительными, потому что, как правило, некоторые преимущества быстрой реакции не сравнимы с тем выигрышем, который человек получает, не делая что­-то в тот же день.

Письмо самому себе

Вы когда-нибудь задумывались, почему маленькое сообщение в телеграме заставляет людей отвлечься от интересной беседы или важной работы? Все дело в распространенной логической ошибке, которая называется привлекательность новизны. Грубо говоря, каждая последующая мысль пришедшая в голову, кажется более важной, чем предыдущая.

Если не сохранять внезапные мысли, то они будут улетать в бездонную пропасть. А если постоянно на них переключаться, то вы просто ничего не будете успевать — ведь рано или поздно вместо важной мысли вам придет голову идея проверить личные сообщения в фейсбуке, и вы очнетесь вечером в обнимку с котиками или новой петицией против кровавого режима.

Чтобы не терять важное, я пишу письма самому себе. Как только в голову приходит любая мысль, которая не имеет отношения к тому, чем я занят сейчас, я ее записываю и отсылаю себе на почту. Мысль из головы сразу же уходит, и я возвращаюсь обратно к тому, что делал. Мысль не проебется — почту я проверяю периодически и полностью вычищаю ящик.

selfmailbot

Раньше для для отсылки писем я пользовался программой на айфоне, которая так и называлась — Mail to Self. Однако со временем пришло понимание, что каждый клик понижает вероятность того, что мысль будет записана. Особенно Mail to Self страдала, когда хотелось отправить себе скриншот или фотографию.

Поэтому я пошел дальше и написал себе бота для телеграма — @selfmailbot. Бот делает простую штуку — все что я ему пишу, оказывается у меня на почте. Привычный интерфейс помогает лениться еще меньше и записывать вообще все, что приходит в голову.

Бот — бесплатный и открытый, так что если вы ГТД-шник — смело пользуйтесь.

Приходи с решением, а не с проблемой

Люблю, когда в трекере у задачи появляются ответы, а не вопросы: «Федя, я тут сделал не по макету, потому что бек пока не готов, переделаем после запуска» или «У нас была очень сложная вьюха в авторизации и я ее переписал».

Задача не ждёт, пока я проверю почту, а количество дефектов от таких самостоятельных решений, внезапно вовсе не растет.

Задать вопрос и просидеть до конца спринта в ожидании ответа — самый лёгкий способ соблюсти закон Паркинсона.

Не бойтесь принимать решения — в здоровом коллективе ошибки ценят больше, чем безделие.

Тупое правило про 50%

Ещё в студии я познакомился с простым правилом управления любым проектом:

Если прошло 50% времени, проверь — выполнена ли половина работы

У многих людей в мозгу есть баг: к началу второй половины срока они обычно не осознают, что первая половина уже упущена. Грубо говоря, если вы пообещали сделать что-то через неделю, и три дня уже прошло, то без внешнего воздействия у вас не возникает ощущение «ааа, только половина времени осталась, надо хуячить». Скорее будет «ой, да еще 4 дня есть, пойду погуляю».

Нарушенное правило 50 процентов

При этом, если к вам подойти и рассказать о прошедшей половине, начинает работать магия, которая обычно включается только перед дедлайном — откидываются ненужные требования, игнорируются редкие юзкейсы, придумываются неожиданные творческие решения и куда-то пропадает вся лень.

Кстати, вопрос про 50% можно задавать самому себе и без помощи менеджера — хватит даже самой простой системы напоминалок.

Плато продуктивности

Обычно уровень работоспособности выглядит так: ∿∿∿∿. Подъёмы чередуются со спадами. На подъёме хорошо заниматься творчеством, на спаде — рутиной: закрывать долги, отвечать на письма, общаться с коллегами. Если на спаде сделать творческую работу, ее скорее всего придётся переделывать — вы проснетесь утром и поймёте, что результат никуда не годен.

Проблема программистов в том, что абсолютно все результаты их работы остаются в проекте навечно. Какой бы код программист не написал сегодня, завтра придётся писать новый код, который зависит от сегодняшнего. Код, который напишут через год — тоже. И если старый код написан плохо, то придётся возвращаться назад и все выкидывать. Ну или дальше делать некачественную работу — дедлайн никто не отменял.

Программист делает твою (да-да, твою) задачу

Работа с некачественным кодом сильно выматывает — вместо фокуса на цели приходится разбираться, о чем же думал «тот парень» (и тот, кто его подгонял). В таком режиме волна продуктивности превращается в болото: ∿∿—\____. Хочется уволиться и пойти работать машинистом метро.

Нормальная загрузка программиста похожа на плато: ——————. На плато нет всплесков вроде срочных задач и эмоциональных подъёмов. Но нет и болота с унылым разгребанием долгов. Программист на большом проекте — это марафонец.

Проектный план: краткость, проверяемость и постоянство

Хороший план толкает вперед любой проект — от подвисших продуктовых фич до собственного бизнеса и домашних дел. В продолжение заметки об отличиях диаграммы Ганта от проектного плана, приведу 3 правила, которыми пользуюсь сам при составлении проектных планов.

Краткость

План покрывает короткий период — неделю, максимум две. Каждый пункт плана состоит только из одного предложения. Короткий план позволяет участникам быстро оценивать здоровье проекта, не вникая в горы текста. Менеджер видит: если в середине срока половина задач не выполнена — значит пора готовиться к трудным выходным.

В проектном плане — одно предложение для одной задачи

Ограничивая полет фантазии одним предложением, я уверен, что пишу о важном, а не влезаю в детали реализации. Если нужно добавить входной информации или архитектурных рекомендаций — есть трекер и почта. В проектном плане — строго: одно предложение для одной задачи.

Проверяемость

Каждый пункт плана содержит глагол в совершенной форме и обещает что-нибудь сделать:

Обещание Хуйня
Сделаем Будем делать
Починим Посмотрим
Доработаем Приступим к доработкам
Назовем сроки Начнем

Я сделяль проектный план

Кроме правильной грамматики, проверяемое обещание составлено так, чтобы через неделю можно было доказать, что оно выполнено, просто отправив ссылку или прикрепив файл. Хорошие доказательства:

  • Починили отправку СМС, вот скриншоты с телефона;
  • Сделали отчет по пропущенным звонкам, файл во вложении;
  • Избавились от падений сервера, вот график мониторинга.

Постоянство

Даже если возле дома приземлились инопланетяне, в понедельник команда получает письмо с проектным планом и результатами прошлой недели. 52 раза в год.

Если хоть один понедельник проебался — проект разваливается. Хочешь отдохнуть — запланируй поменьше дел, но не пропускай понедельник*.

Потратить 10 минут на еженедельный план легче, чем не съесть тортик в кофейне

Писать письма по понедельникам — не больно. Весь процесс планирования и рефлексии занимает не больше 10 минут — не съесть тортик, проходя мимо кофейни, сложнее, чем написать хороший план. И уж точно 10 минут стоят спокойной и результативной недели.

Вместо выводов

  1. Короткий и проверяемый план сжигает мосты и мотивирует. Все просто — если план не выполнен, то я плохой менеджер: дал конкретные обещания и сам же их проебал.
  2. Постоянная и публичная проверка выполнения плана держит команду в тонусе, а пульс проекта — в ритме 52 отгрузки в год.

* Вместо понедельника, рыбным днем можно назначить вторник, среду, четверг, пятницу, субботу или воскресенье.

Время > Деньги

В 18 веке Бенжамин Франклин сказал, что время — деньги. С тех пор цена времени выросла — людям больше не приходится целый день грузить трубы на заводе, чтобы было что поесть на ужин.

Деньги и время — абсолютно разные ресурсы. Деньги можно заработать, а время — только потратить. Время нельзя сохранить — для него не существует депозитов и хедж-фондов. Предел активной жизни даже у самых умных — 40–50 лет.

Эффективность траты денег легко замерить — нужно почитать отчет о прибылях и убытках. Для личных финансов можно взять систему Севы. Рубль потратил, два заработал: чем больше рентабельность, тем больше молодец. А вот у времени рентабельности нет. Оценить эффективность получается только интуитивно: туда ли я иду? приближаюсь ли к долгосрочным целям? что мог сделать лучше за прошлые полгода?

У меня с расходом времени вообще ложная слепота — чтобы отрефлексировать, приходится сбегать из привычных условий дней на 5. Иначе голова не воспринимает ничего, кроме выполненных задач и проведенных встреч.

Оливия Вайлд из фильма «Время» выражает неизвестную эмоцию
Оливия Вайлд из фильма «Время» выражает неизвестную эмоцию

Чтобы каждый день эффективно тратить время, нужно построить себе бережливый контекст. В нем не должно быть хронофагов вроде фейсбучка, совещаний и городов без метро, а близкие люди должны защищать друг-друга от бытовых проблем. Свободное время в бережливом контексте лучше пускать на потоковые занятия.

Кроме бережливого контекста, у меня хорошо работает банальный совет отделять важное от срочного. Я завел в календаре два цвета для задач — серый для обычных и зеленый для стратегически важных. Приоритет всегда уходит зеленым. Направления для зеленых задач я переопределяю раз в пару месяцев — обычно это личные проекты, которые должны закрыть долгосрочные цели.

Что почитать по теме:

Как корпоративный чат убивает продуктивность

В разное время я пробовал разные корпоративные чаты — джабер, ирку (кто-нибудь еще помнит?), скайп, группы в популярных мессенджерах. В этой заметке я расскажу, почему все они вредят производительности, а лучшее средство для проектного общения — электронная почта.

Все описанное ниже справедливо для проектных офисов, которые ведут несколько проектов, где менеджеры распределяют время исполнителей. Если вы — менеджер по продажам или логист — заметка не для вас.

Осторожно — в заметке много личного опыта. Если в вашей команде чат работает лучше почты, значит вам он подходит. Мне — нет.

Корпоративный чат — это уведомления

Любой групповой чат, включая Слэк с его настройками — это бесконечная куча уведомлений: небрежно постав­ленные задачи валятся вперемежку с котиками и сообщениями о сборках в Трэвисе. Даже если отключить уведом­ления, Слэк не отпускает — раз в 10 минут вы с постоянством куриль­щика открываете чат и проверяете новые сообщения.

Слэк — не первый, так работает фейсбук, Первый канал и Дарья Донцова

Причина проста: чат кормит мозг упорядоченной лентой событий, которую легко потреблять. Мы привыкаем к ленте, как к алкоголю — пока есть новости, можно не думать о проблемах вроде маленькой зарплаты, непонятной задачи или просроченного отчета.

Так уж устроен мозг — если он видит шанс избежать неприятного дела — он избежит. Если шанс хоть немного похож на работу — еще лучше. Корпо­ративный чат всегда подскажет, куда сбежать от неприятной задачи: обсудить новый фильм, выбрать роллы на обед или посудачить над коллегами из соседнего отдела.

40 загаженных инбоксов

Важнейшее правило ГТД — единственный, периодически очищаемый инбокс. В Слэке такой чистоты не доби­ться — вместо аккуратной папки вхо­дящих в голову лезут десятки каналов. Если вы счастливый не-пользователь Слэка, и не знаете, что такое каналы — почитайте рассказ Медузы.

e-mail vs. skype

В корпоративном Слэке завели 40 комнат для разных предметов обсуж­дения: брифы, редактура, новые статьи, мониторинг соцсетей. Предполагается, что люди читают только те каналы, которые им важны. Угадайте, как проис­ходит на самом деле? Правильно, участники чата постоянно разгребают 40 папок входящих, 5 из которых — с котик­ами, а еще 20 не нужны для работы.

Небрежность

За три минуты можно написать одно сообщение электронной почты или десяток сообщений в чат. Обдуманное письмо лучше — в чате вместо задачи получается лающий армейский приказ. Результат вам дадут тоже армейский — задачу или потеряют среди других, или поймут так, что она потеряет смысл.

Если ставить задачу как в армии, результат вы получите тоже армейский — вашу задачу или не поймут, или проебут

Когда вокруг исполнителя вертится 5 срочных и 10 несрочных задач, он выбирает понятную. Задачи из почты — понятнее. Когда письмо нельзя дописать или отредактировать, мозг включает аккуратность: сужается список получателей, формулировки становятся точнее и лаконичнее, появляются обязательные атрибуты задачи — дедлайн, описание проблемы и следующий шаг.

Одна задача — много исполнителей

В психологии есть понятие эффекта свидетеля — когда толпа людей видит нечто плохое, и никто не вмеши­вается, потому что ждет, что вмешается сосед. Эффект свидетеля ожидает вашу задачку в любом чате.

Эффект свидетеля

Хороший менеджер декомпозирует задачи на кусочки. Кусочек задачи — один шаг одного исполнителя. Такие задачи проще сделывать — нет стимула размазывать ответственность («Ой, а дизайнеры не нарисовали», «Ой, тут пусть сисадмины выкатывают»). Декомпозированную задачу на одного исполнителя уже незачем кидать в чат — нафига отвлекать 30 других человек?

Синхронность

Чтобы сделать важное дело, нужно побыть в одиночестве. Художник пишет картины заперевшись в мастерской, бизнесмен в одиночку запускает новое дело, программист — пишет код. Два дизайнера не сделают одну дизайн-концепцию. Даже в командах люди работают по отдельности — просто периодически синхронизируются.

Идеальная команда разбросана по миру — участники не могут подойти и выдернуть коллегу из потока. Кроме изоляции, распределенная работа провоцирует писать осмысленные письма, которые не требуют немед­ленного ответа. А когда нет раздражителей — голова работает чище и дольше.

Корпоративный чатик — это восьмичасовое собрание 30 человек без четкой повестки

Кому-то удобнее работать помидорками, кому-то — циклами по 2 часа. Кто-то работает из круглосуточной шоколадницы или живет в Магадане. Это не важно, когда команда общается асинхронно. Чтобы добиваться результатов, достаточно пересекаться на 15 минут раз в пару дней.

Если команда слаженно работает только сидя в одном помещении или комнате чата — что-то не в порядке. Скорее всего ребята не умеют общаться, и пора усилить команду администратором.

Вывод

Если цените мозговые ресурсы исполнителей — используйте трекер задач. Если ваши проекты не подразумевают вовлечения мозга, вы привыкли к иллюзии контроля или любите быструю реакцию — выбирайте Слэк или Хипчат, они красивые.

Если вы знаете команду, которая ставит задачи через чат и не проебывает сроки — пишите в комментарии.