Федор Борщев

Как называть новый срок, если проебал старый

Что глупого можно сделать, когда опаздываешь на встречу? Предупредить об опоздании за пять минут до начала. А еще глупее? Пообещать прийти через 10 минут, а прийти через 20 — опоздаешь дважды.

Когда я опаздываю, я волнуюсь. А когда я взволнован, я неверно воспринимаю реальность — переоцениваю свои силы и называю заниженные сроки. В новые сроки невозможно уложиться, и все повторяется по кругу — доверие разваливается вместе с проектом.

Но я же

Если проебал задачу — не торопись называть новый дедлайн. Тот срок, который вертится на языке — результат целого пучка когнитивных искажений. Если ты ошибся в спокойной обстановке, то почему думаешь, что не ошибаешься сейчас, когда быстрое мышление заполняет разум стыдом и неуверенностью?

Ошибиться со сроком — не страшно. Страшно — ошибиться второй раз: тебе перестанут доверять.

Подумай, из-за чего произошла накладка. Не давай обещаний, пока четко не осознаешь настоящую причину, почему проебал срок в первый раз.

Хуйня Настоящая причина
Я неверно оценил свои силы Я долго разбирался с новым плагином для Ангуляра
Изменились условия задачи Я не учел, что потребуется переверстывать шапку
Я неверно понял задачу Я не обсудил задачу с постановщиком

Подумай, что еще упустил при планировании. Выспись — новый срок назовешь завтра, не страшно. А если менеджер прижимает к стенке и требует дату прямо сейчас — умножай срок, который хотел назвать, на три.

Главное дело

Главное ежедневное дело менеджера — чистить зубы делать обзор. Это когда садишься, и полчаса приводишь в порядок список дел:

  • переформулируешь задачи
  • добавляешь в них нужную для выполнения информацию — ссылки, телефоны контактных лиц, планы встреч
  • выкидываешь ненужное: непонятные или потерявшие актуальность задачи
  • разбираешь инбокс, добавляешь в список срочные дела
  • планируешь порядок выполнения.

Менеджер, который не делает обзоров, живет в стрессе — план, и без того слабенький, разваливается: звонит злой клиент, падает сервер, босс требует отчета. Чтобы план соответствовал внешнему миру, проверяй будущее во время обзора:

  • Какой следующий шаг? Что можно сделать сегодня, чтобы продвинуть проект вперед?
  • Что может произойти сегодня? Как сделать, чтобы это случилось не внезапно?

Так ты защитишься от пожаров. Если сегодня может проснуться спящий клиент — позвони ему сам. Сверь планы с боссом, внедри мониторинг серверов, сам назначай встречи — стань инициатором, веди проект. Не давай дуракам и случайностям управлять временем — планируй внезапности так же, как и другие задачи. Иначе так и будешь целыми днями тушить пожары.

Чтобы системно делать обзоры, поставь периодическую задачу и не берись ни за что другоге, пока не закончил обзор. Серьезно, если не поставишь задачу — обзоров не будет.

Непрочитанные письма

Продолжаю изучать тонкости джедайской техники пустого инбокса.

Нашел еще один отвлекающий фактор — непрочитанные письма. Почтовые клиенты любят выделить и посчитать письма, которые еще не открывали. Количество таких писем вам покажут везде: в содержимом папки, на иконке, в заголовке окна. Купите умные часы — покажут в часах.

Гора непрочитанных писем отвлекает и расходует внимание. 15 раз наткнешься на такую гору — и здравствуй, почтовый тупняк: если вовремя не остановить себя зависаешь в почтовом клиенте — вместо выполнения дневного плана пишешь ответы получаешь новые письма и пишешь новые ответы.

С пустым инбоксом нет разницы, читали вы конкретное письмо или нет. Если письмо лежит во входящих, оно требует внимания. Не важно, сколько раз вы видели письмо до этого. Во входящих — обработай. Обработал — удали и забудь.

Если нашли в себе силы отключить уведомления о новой почте — отключите и непрочитанность у писем.

Единицы смысла в электронной почте

Четверть рабочего времени я провожу в почтовом клиенте. Как отследить эффективность расхода такой кучи времени? Количественные показатели не подходят — можно написать 70 писем, а в ответ вместо результата получить 70 новых писем.

Лебедев оценивает дизайнеров единицами смысла. У электронного письма есть похожий показатель — если вкратце, то в письме нет смысла, если в ответ на него прилетает еще одно письмо.

В поставленной задаче нет смысла, если она требует уточнений. Информация не нужна, если не отвечает на вопрос, который беспокоит запросившего (а не тот который написан в письме). Вопрос, на который нельзя ответить двумя предложениями, тоже не несет смысла — на него скорее всего не ответят.

Повысить осмысленность своих писем легко — сократите количество подходов к почтовому клиенту. Обидно написать с утра письмо, и только вечером увидеть в ответ «ой, а я не понял» — за целый день задача не продвинется из-за одного ленивого менеджера. Волей-неволей будете писать понятнее.

Кстати, показатель осмысленности письма нужно разделять на количество тех, кто стоит в копии. Если письмо получит 10 человек — до каждого из них долетит только 0,1 смысла. Или вкладывайте в такие письма в 10 раз больше смысла, или пишите одному человеку.

Remote: офис не нужен

37 сигналов — ребята, которые придумали делать софт без фич, запустили гениальный Бейскемп и написали Руби-он-рейлс. Все свои продукты они разработали без офиса. Недавно перечитал книгу «Remote: Офис не нужен», в которой они делятся опытом удаленной работы.

Успех проекта зависит от людей — чем выше уровень команды, тем лучше продукт. Чтобы заманить крутых людей, компании строят кинотеатры в офисе и платят огромные зарплаты. 37 сигналов пошли своим путем: отказались от офиса и разрешили сотрудникам самим выбирать фитнес-центр и кинотеатр.

Любишь бегать по лесу вместо беговой дорожки — пожалуйста, живи за городом. Нравится работать в толпе, — иди в кафе или коворкинг. Надоело — возвращайся домой. Работай хоть из республики Конго — главное поставляй вовремя результат.

Удаленную работу оценивают по результатам: неважно во сколько вы приходите на работу, как выглядите, используете вы мак или писюк. Когда все сидят в одном месте, трудно удерживаться от косвенных оценок. Типичный пример: симпатичная девушка систематически проебывает дедлайны, но задерживается каждый день на работе. Не у каждого руководителя хватит запала, чтобы принять жесткие меры. Или наоборот: замкнутый парень-программист на протяжении года ходит в офис в одном и том же свитере. К кому новички пойдут за советом — к нему, или к веселому соседу, который хоть и не разбирается в алгоритмах, но доброжелательно себя ведет?

Удаленная работа выгодна — не нужно тратить время на дорогу, отвлекаться на коллег, пытаться работать по 8 часов подряд (это же невозможно!). Для владельцев бизнеса удаленная работа — это работа на результат и отсутствие расходов на офисную девочку и корпоративные обеды.

Remote: офис не нужен

В России не развита культура работы вне офиса. Это значит, что пока еще можно, как 37 сигналов, набрать сильную команду без огромных зарплат и бассейна в офисе. Достаточно разрешить им работать удаленно.

Читать больше:

На самом деле та интеллектуальная сфера, которая больше всего подходит для удаленной работы — копирайтинг, программирование, дизайн, консультирование и техническая поддержка (перечислять можно долго), — не имеет ничего общего с погоней за прибылью, характерной для, скажем, производства товаров.

Выдавливание из копирайтера большего количества слов в час никого не сделает богатым. А вот если он напишет отличное рекламное объявление, вас ждет успех.

Не совсем пустой инбокс и почтовое банкротство

Пока я осваивал технику пустого инбокса, завел себе вредную привычку, которую отловил только недавно. Спешу поделиться правилом — не храните задачи в почте.

Книги по тайм-менеджменту говорят, что нужно вести только один список задач. Нельзя одновременно хранить задачи в календаре, напоминалках и на стикерах возле монитора. Это сбивает с толку быстрое мышление — ленивый мозг в процессе работы над плановой задачей натыкается на какие-то неактуальные напоминалки страдает и пытается на них переключиться. А облегчить страдания ленивого мозга может только привычная прокрастинация.

После перехода на пустой инбокс, когда в ящике становится меньше 10 000 писем, почтовый клиент начинает работать как монитор со стикерами:

  1. залезаем в почту, чтобы найти старое письмо от клиента;
  2. видим письмо о подарке коллеге на свадьбу, которое не удалили, чтобы не забыть скинуть 100 рублей;
  3. задумываемся о подарке;
  4. просыпаемся в компании котиков из фейсбука.

В моем случае копились письма-цели: долгие задачи вроде согласования документов или сложных фич на проектах. На удаление этих писем стояла какая-то внутренняя блокировка: как же, ведь это письмо от Самого Главного! Задачи из таких писем я не добавлял в задачник, a хранил во входящих. Мой пустой инбокс никогда не был по-настоящему чистым — всегда оставалось 3–4 письма, которые я привычно игнорировал. Только отвлекался на них несколько раз в день, чтобы вспомнить от кого они и зачем.

Привычка исчезла как только я 2 раза за неделю применил почтовое банкротство — удалил по 40–50 писем не читая, чтобы не размывать фокус. И, представьте себе, небо не упало на землю — все, кому действительно было что-то от меня нужно, не поленились и написали еще раз. Документы не потерялись, цели не сместились дедлайны не проебались. Не произошло вообще ничего!

Почтовый клиент хорошего менеджера

Почтовое банкротство похоже на кровопускание — по неосторожности можно и убиться. Но мне оно помогло победить старую вредную привычку.

Как я использую Помодоро

Через два месяца практики Помодоро я заметил, что стал меньше уставать на
работе. Через три — вернулся к занятиям в спортзале, которые бросил, потому
что перестал находить время. Теперь я не представляю, как работать без
маленького таймера в углу экрана.

Вот правила Помодоро:

  • Всю работу разбиваем на 25-минутные итерации-помидоринки.
  • Перед началом итерации формулируем задачу, которую успеем выполнить за 25 минут.
  • Заводим таймер. Пока он тикает, не отвлекаемся от задачи.
  • Когда помидоринка заканчивается, делаем перерыв, даже если не закончили задачу.

Оригинальная техника предлагает отрабатывать по 4 помидоринки с перерывом 5 минут, затем отдыхать 15–25 минут. Я делаю по другому — долгий перерыв через 2 цикла, примерно раз в час.

Вот, зачем нужно Помодоро:

Поток

Поток — состояние, в котором человек фокусируется над задачей. Поток снижает влияние отвлекающих факторов и прогоняет лишние мысли. В этом состоянии мышление нацеливается на результат: решения принимаются без          сомнений, коллеги понимают с полуслова, все документы — под рукой.

Раньше, чтобы погрузиться в задачу, я ходил вокруг нее по несколько часов.      Теперь, перерывы в Pomodoro научили входить в поток одновременно с запуском таймера. Правда, появилась другая проблема — ленивый мозг сопротивляется  запуску таймера :-)

Декомпозиция

Мы прокрастинируем долгие задачи, потому что боимся к ним подступиться. При одном взгляде на большую задачу ленивый мозг вспоминает о непроверенной почте и непоглаженном коте. Макс Дорофеев для больших задач советует метод волшебной феи — представить себе, что прилетела волшебная фея и подарила  15 минут, чтобы хоть на чуть-чуть приблизиться к решению задачи.

Помодоро заменяет волшебную фею: пока таймер тикает, не получается делать ничего кроме задачи — если отвлекся, то приходится выключать помидорку и начинать заново.

Микропланирование

Таймер показывает текущее положение задачи на отрезке времени длиной в 25 минут — теперь не получится думать по 10 минут над одним предложением.
Используем простое правило: если прошло уже 10 минут, а ты ничего не сделал — займись другой работой. Планировал проект — попиши код, 30 минут говорил с клиентом — посиди в тишине.

Метрика

Помидоринки отсчитывают время, которое я трачу на работу, а не на разговоры по телефону и прокрастинацию. Исчезло паршивое ощущение, когда заканчиваешь день с чувством, что устал, но ничего не сделал.

В удачные дни у меня получается отработать 10–12 помидоринок, это 4–5 часов честного времени. Если в день получилось меньше 5 помидоринок — день пропал.

Приложения для Помодоро учитывают отработанные помидоринки. Эти цифры стимулируют запускать таймер вновь и вновь, как индикатор сожженных калорий заставляет крутить педали на тренажере:

Недельный журнал Помодоро

А еще Помодоро полезна для спины — каждые полчаса сгоняет с кресла.