Федор Борщев

Проектный план и диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — популярный инструмент планирования: на ней основан богомерзкий МС-Проджект, она используется в методе критической цепи и ПМБоКе. Если вы запланируете простейшее действие, скажем поклеить дома обои, и нанесете на календарь последовательность операций (сходить в магазин, вынести мебель), то у вас получится диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта показывает стратегический план — длительность частей проекта и взаимосвязи между этапами. Это работает на пресейле длинного проекта или на встречах с высоким руководством: создается иллюзия, что вы понимаете, что и когда произойдет в будущем.

Диаграмма Ганта

Внешний вид диаграммы Ганта, слева этапы, справа — календарное представление

Стратегический план нельзя путать с проектным. Проектный план — декомпозирован. Он говорит участникам, что сделать прямо сейчас, чтобы приблизить результат. Посмотрите разницу:

Диаграмма Ганта Проектный план
Мы находимся на восьмом дне этапа прикрутки макетов. Этап закончится через 7 дней Завтра ты получишь от дизайнера макет, сдача в четверг, значит первый подход нужно закончить во вторник
В пятницу заканчиваем бета-тестирование Закрой до пятницы 20 оставшихся багов
Через день должно закончиться согласование Позвони клиенту и поинтересуйся, почему он уже два дня молчит

Из проектного плана технолог видит, что если макет завтра не прилетит, то надо звонить менеджеру. Проектный план можно согласовать с личным — «Так, в четверг отправляем шаблон, значит с утра в пятницу не получится сходить в парк. Ну ничего, схожу в понедельник».

Проектный план, в отличии от стратегического, нельзя проебывать. В русской модели управления даже маленькое нарушение дисциплины, за которое не последовало наказания (хотя бы нейтрального «ребята, мы проебали, давайте думать»), ведет к стагнации всей системы. Так работает мозг — если перестать спрашивать, то он разленится.

Не путайте диаграмму Ганта с проектным планом. Проектный план нужен, чтобы сделать проект, а диаграмма Ганта — чтобы рассказать, как вы его будете делать. Работайте по проектному плану, а диаграмму Ганта уберите подальше и показывайте только заказчику.

Самый первый дедлайн

Когда новый клиент приходит с проектом, он уже знает примерные сроки. Его привели к вам внутренние планы: распоряжение начальства, выставка, рекламная кампания или обещание любовнице.

На первом проекте клиент рассчитывает на вашу исполнительность и верит, что вы — тот единственный, кто не нарушает обещания. Пока первый дедлайн еще не проебан, клиент волнуется сильнее вас: вовремя согласовывает результаты присылает деньги и материалы, по ночам отвечает на письма.

Как только вы проебали первый дедлайн, вы становитесь рядовым агентством. Таких, как вы, клиент сменил десяток еще когда торговал обувью у метро.

И вот срок упущен, любовница ушла, и проект потерял приоритет — клиент расслабился и смирился с новым долгостроем. Расслабленный клиент вредит проекту: месяцами согласовывает неважные вещи, опаздывает с платежами, лезет в процесс.

Не проебите первый дедлайн. Договоритесь об ФФФ, срежьте 90% работ, выделите и решите главную задачу проекта. Даже маленький результат за спиной позволит управлять оставшейся частью проекта, а не созерцать, как он катится под гору из-за недоверия.

Непрочитанные письма

Продолжаю изучать тонкости джедайской техники пустого инбокса.

Нашел еще один отвлекающий фактор — непрочитанные письма. Почтовые клиенты любят выделить и посчитать письма, которые еще не открывали. Количество таких писем вам покажут везде: в содержимом папки, на иконке, в заголовке окна. Купите умные часы — покажут в часах.

Гора непрочитанных писем отвлекает и расходует внимание. 15 раз наткнешься на такую гору — и здравствуй, почтовый тупняк: если вовремя не остановить себя зависаешь в почтовом клиенте — вместо выполнения дневного плана пишешь ответы получаешь новые письма и пишешь новые ответы.

С пустым инбоксом нет разницы, читали вы конкретное письмо или нет. Если письмо лежит во входящих, оно требует внимания. Не важно, сколько раз вы видели письмо до этого. Во входящих — обработай. Обработал — удали и забудь.

Если нашли в себе силы отключить уведомления о новой почте — отключите и непрочитанность у писем.

Единицы смысла в электронной почте

Четверть рабочего времени я провожу в почтовом клиенте. Как отследить эффективность расхода такой кучи времени? Количественные показатели не подходят — можно написать 70 писем, а в ответ вместо результата получить 70 новых писем.

Лебедев оценивает дизайнеров единицами смысла. У электронного письма есть похожий показатель — если вкратце, то в письме нет смысла, если в ответ на него прилетает еще одно письмо.

В поставленной задаче нет смысла, если она требует уточнений. Информация не нужна, если не отвечает на вопрос, который беспокоит запросившего (а не тот который написан в письме). Вопрос, на который нельзя ответить двумя предложениями, тоже не несет смысла — на него скорее всего не ответят.

Повысить осмысленность своих писем легко — сократите количество подходов к почтовому клиенту. Обидно написать с утра письмо, и только вечером увидеть в ответ «ой, а я не понял» — за целый день задача не продвинется из-за одного ленивого менеджера. Волей-неволей будете писать понятнее.

Кстати, показатель осмысленности письма нужно разделять на количество тех, кто стоит в копии. Если письмо получит 10 человек — до каждого из них долетит только 0,1 смысла. Или вкладывайте в такие письма в 10 раз больше смысла, или пишите одному человеку.

Критерии проверки логических построений

Я начинаю пересказывать книгу Уильяма Детмера о теории ограничений, и попробую рассказать про все диаграммы.

Знакомство с диаграммами теории ограничений стоит начать с Критериев Проверки Логических Построений. Они описывают то, что мы в обиходе называем логичностью. КПЛП применяют к причинно-следственным связям на всех диаграммах, чтобы случайно не построить дерево параллельной реальности.

Связь «если — то» в ДТР. Читается «Если Причина 1 и Причина 2 и Причина 3, то Следствие»

Вот небольшой чеклист КПЛП на основе книги Детмера. Я буду возвращаться к нему при дальнейшем пересказе.

А вот упрощенный вопросник для быстрой проверки логических построений в устной речи.

Критерий Вопрос
Ясность Боюсь, я не совсем понял. Не могли бы вы пояснить, что подразумевается под ...
Наличие утверждения Откуда мы знаем, что это так? Какие есть факты?
Причинно-следственные отношения Боюсь, я не понимаю, почему (причина) ведет к (следствию). Не могли бы вы объяснить?
Достаточность причины Мне кажется чего-то не хватает. Чтобы получить (следствие), кроме (указанной причина) нужна еще и (другая причина).
Подмена причины следствием По-моему связь действительно существует. Но не может ли быть так, что (причина) это (следствие), а (следствие) это (причина)?
Наличие альтернативной причины Это все хорошо, но может ли что-то еще привести к такому результату? Мне кажется, это ...
Проверочное следствие Довольно сложно пояснить, что именно в этом состоит основная причина. Если так, то должно наблюдаться (проверочное следствие), а его нет.
Тавтология Почему вы считаете, что (следствие) это доказательство (причины)? Похоже на замкнутый круг, объясните пожалуйста.