Федор Борщев

Кручу гайки. Пишу матом о книгах, саморазвитии и об управлении проектами. Настраиваю ин-хаус разработку в стартапах.

Письмо самому себе

Вы когда-нибудь задумывались, почему маленькое сообщение в телеграме заставляет людей отвлечься от интересной беседы или важной работы? Все дело в распространенной логической ошибке, которая называется привлекательность новизны. Грубо говоря, каждая последующая мысль пришедшая в голову, кажется более важной, чем предыдущая.

Если не сохранять внезапные мысли, то они будут улетать в бездонную пропасть. А если постоянно на них переключаться, то вы просто ничего не будете успевать — ведь рано или поздно вместо важной мысли вам придет голову идея проверить личные сообщения в фейсбуке, и вы очнетесь вечером в обнимку с котиками или новой петицией против кровавого режима.

Чтобы не терять важное, я пишу письма самому себе. Как только в голову приходит любая мысль, которая не имеет отношения к тому, чем я занят сейчас, я ее записываю и отсылаю себе на почту. Мысль из головы сразу же уходит, и я возвращаюсь обратно к тому, что делал. Мысль не проебется — почту я проверяю периодически и полностью вычищаю ящик.

selfmailbot

Раньше для для отсылки писем я пользовался программой на айфоне, которая так и называлась — Mail to Self. Однако со временем пришло понимание, что каждый клик понижает вероятность того, что мысль будет записана. Особенно Mail to Self страдала, когда хотелось отправить себе скриншот или фотографию.

Поэтому я пошел дальше и написал себе бота для телеграма — @selfmailbot. Бот делает простую штуку — все что я ему пишу, оказывается у меня на почте. Привычный интерфейс помогает лениться еще меньше и записывать вообще все, что приходит в голову.

Бот — бесплатный и открытый, так что если вы ГТД-шник — смело пользуйтесь.

Фильтровать все входящие в гмейле

Единственный способ создать фильтр на все входящие в Гмейле — вот такой:

Фильтровать все входящие в гмейле

Нужно создать правило «не содержит слов» и поставить туда какое-нибудь длинное слово, которое вам точно никто не напишет.

Единицы смысла в электронной почте

Четверть рабочего времени я провожу в почтовом клиенте. Как отследить эффективность расхода такой кучи времени? Количественные показатели не подходят — можно написать 70 писем, а в ответ вместо результата получить 70 новых писем.

Лебедев оценивает дизайнеров единицами смысла. У электронного письма есть похожий показатель — если вкратце, то в письме нет смысла, если в ответ на него прилетает еще одно письмо.

В поставленной задаче нет смысла, если она требует уточнений. Информация не нужна, если не отвечает на вопрос, который беспокоит запросившего (а не тот который написан в письме). Вопрос, на который нельзя ответить двумя предложениями, тоже не несет смысла — на него скорее всего не ответят.

Повысить осмысленность своих писем легко — сократите количество подходов к почтовому клиенту. Обидно написать с утра письмо, и только вечером увидеть в ответ «ой, а я не понял» — за целый день задача не продвинется из-за одного ленивого менеджера. Волей-неволей будете писать понятнее.

Кстати, показатель осмысленности письма нужно разделять на количество тех, кто стоит в копии. Если письмо получит 10 человек — до каждого из них долетит только 0,1 смысла. Или вкладывайте в такие письма в 10 раз больше смысла, или пишите одному человеку.

Не совсем пустой инбокс и почтовое банкротство

Пока я осваивал технику пустого инбокса, завел себе вредную привычку, которую отловил только недавно. Спешу поделиться правилом — не храните задачи в почте.

Книги по тайм-менеджменту говорят, что нужно вести только один список задач. Нельзя одновременно хранить задачи в календаре, напоминалках и на стикерах возле монитора. Это сбивает с толку быстрое мышление — ленивый мозг в процессе работы над плановой задачей натыкается на какие-то неактуальные напоминалки страдает и пытается на них переключиться. А облегчить страдания ленивого мозга может только привычная прокрастинация.

После перехода на пустой инбокс, когда в ящике становится меньше 10 000 писем, почтовый клиент начинает работать как монитор со стикерами:

  1. залезаем в почту, чтобы найти старое письмо от клиента;
  2. видим письмо о подарке коллеге на свадьбу, которое не удалили, чтобы не забыть скинуть 100 рублей;
  3. задумываемся о подарке;
  4. просыпаемся в компании котиков из фейсбука.

В моем случае копились письма-цели: долгие задачи вроде согласования документов или сложных фич на проектах. На удаление этих писем стояла какая-то внутренняя блокировка: как же, ведь это письмо от Самого Главного! Задачи из таких писем я не добавлял в задачник, a хранил во входящих. Мой пустой инбокс никогда не был по-настоящему чистым — всегда оставалось 3–4 письма, которые я привычно игнорировал. Только отвлекался на них несколько раз в день, чтобы вспомнить от кого они и зачем.

Привычка исчезла как только я 2 раза за неделю применил почтовое банкротство — удалил по 40–50 писем не читая, чтобы не размывать фокус. И, представьте себе, небо не упало на землю — все, кому действительно было что-то от меня нужно, не поленились и написали еще раз. Документы не потерялись, цели не сместились дедлайны не проебались. Не произошло вообще ничего!

Почтовый клиент хорошего менеджера

Почтовое банкротство похоже на кровопускание — по неосторожности можно и убиться. Но мне оно помогло победить старую вредную привычку.

Пустой инбокс

В студии не получится работать без джедайской техники пустого инбокса. Каждый уважающий себя менеджер должен написать пост на эту тему, напишу и я. Проблему знает каждый, кто хоть раз искал вчерашнее письмо от клиента среди 100 других которые нападали за сегодняшнее утро.

Просветиться:

  • Старый пост от Людвига.
  • Часовой рассказ Макса Дорофеева («при попытке впихнуть невпихуемое, выпихивается ранее впихнутое»).
  • Выжимка из книги С. Дж. Скотта «Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой».
  • Николай Товеровский о своем переходе.