Федор Борщев

Письмо самому себе

Вы когда-нибудь задумывались, почему маленькое сообщение в телеграме заставляет людей отвлечься от интересной беседы или важной работы? Все дело в распространенной логической ошибке, которая называется привлекательность новизны. Грубо говоря, каждая последующая мысль пришедшая в голову, кажется более важной, чем предыдущая.

Если не сохранять внезапные мысли, то они будут улетать в бездонную пропасть. А если постоянно на них переключаться, то вы просто ничего не будете успевать — ведь рано или поздно вместо важной мысли вам придет голову идея проверить личные сообщения в фейсбуке, и вы очнетесь вечером в обнимку с котиками или новой петицией против кровавого режима.

Чтобы не терять важное, я пишу письма самому себе. Как только в голову приходит любая мысль, которая не имеет отношения к тому, чем я занят сейчас, я ее записываю и отсылаю себе на почту. Мысль из головы сразу же уходит, и я возвращаюсь обратно к тому, что делал. Мысль не проебется — почту я проверяю периодически и полностью вычищаю ящик.

selfmailbot

Раньше для для отсылки писем я пользовался программой на айфоне, которая так и называлась — Mail to Self. Однако со временем пришло понимание, что каждый клик понижает вероятность того, что мысль будет записана. Особенно Mail to Self страдала, когда хотелось отправить себе скриншот или фотографию.

Поэтому я пошел дальше и написал себе бота для телеграма — @selfmailbot. Бот делает простую штуку — все что я ему пишу, оказывается у меня на почте. Привычный интерфейс помогает лениться еще меньше и записывать вообще все, что приходит в голову.

Бот — бесплатный и открытый, так что если вы ГТД-шник — смело пользуйтесь.

Не кидайся ссылками

При удаленной работе мы не контролируем эмоциональное состояние человека, с которым общаемся. Иногда это приводит конфликтам — я даже встречал людей, которых напрягает моя привычка материться на ревью.

Чтобы не наращивать конфликт, достаточно просто говорить. Тупое правило: если видишь в сообщении от коллеги хоть небольшой намек на эмоции — немедленно прекращай общение и назначай встречу. Если сам написал эмоциональное сообщение — стирай скорее.

Из этого правила вытекает другое, менее очевидное — никогда не презентуй свою работу по почте. Если сдаешь фичу менеджеру или бизнесу — назначь созвон, пошарь экран и покажи вживую.

Никогда не презентуй свою работу по почте

Даже мега-опытные профессионалы склонны принимать решения на основе эмоций. И лучше, чтобы в момент принятия решения рядом оказался кто-нибудь, кто может ответить на вопросы. Ты же не хочешь, чтобы результат недельной работы попал в помойку из-за эмоций?

Подробнее, почему нельзя показывать важные вещи по почте, рассказывает Андрей Дьяков в записи старого студийного семинара. Посмотрите обязательно, если интересуетесь клиентскими отношениями.

Как корпоративный чат убивает продуктивность

В разное время я пробовал разные корпоративные чаты — джабер, ирку (кто-нибудь еще помнит?), скайп, группы в популярных мессенджерах. В этой заметке я расскажу, почему все они вредят производительности, а лучшее средство для проектного общения — электронная почта.

Все описанное ниже справедливо для проектных офисов, которые ведут несколько проектов, где менеджеры распределяют время исполнителей. Если вы — менеджер по продажам или логист — заметка не для вас.

Осторожно — в заметке много личного опыта. Если в вашей команде чат работает лучше почты, значит вам он подходит. Мне — нет.

Корпоративный чат — это уведомления

Любой групповой чат, включая Слэк с его настройками — это бесконечная куча уведомлений: небрежно постав­ленные задачи валятся вперемежку с котиками и сообщениями о сборках в Трэвисе. Даже если отключить уведом­ления, Слэк не отпускает — раз в 10 минут вы с постоянством куриль­щика открываете чат и проверяете новые сообщения.

Слэк — не первый, так работает фейсбук, Первый канал и Дарья Донцова

Причина проста: чат кормит мозг упорядоченной лентой событий, которую легко потреблять. Мы привыкаем к ленте, как к алкоголю — пока есть новости, можно не думать о проблемах вроде маленькой зарплаты, непонятной задачи или просроченного отчета.

Так уж устроен мозг — если он видит шанс избежать неприятного дела — он избежит. Если шанс хоть немного похож на работу — еще лучше. Корпо­ративный чат всегда подскажет, куда сбежать от неприятной задачи: обсудить новый фильм, выбрать роллы на обед или посудачить над коллегами из соседнего отдела.

40 загаженных инбоксов

Важнейшее правило ГТД — единственный, периодически очищаемый инбокс. В Слэке такой чистоты не доби­ться — вместо аккуратной папки вхо­дящих в голову лезут десятки каналов. Если вы счастливый не-пользователь Слэка, и не знаете, что такое каналы — почитайте рассказ Медузы.

e-mail vs. skype

В корпоративном Слэке завели 40 комнат для разных предметов обсуж­дения: брифы, редактура, новые статьи, мониторинг соцсетей. Предполагается, что люди читают только те каналы, которые им важны. Угадайте, как проис­ходит на самом деле? Правильно, участники чата постоянно разгребают 40 папок входящих, 5 из которых — с котик­ами, а еще 20 не нужны для работы.

Небрежность

За три минуты можно написать одно сообщение электронной почты или десяток сообщений в чат. Обдуманное письмо лучше — в чате вместо задачи получается лающий армейский приказ. Результат вам дадут тоже армейский — задачу или потеряют среди других, или поймут так, что она потеряет смысл.

Если ставить задачу как в армии, результат вы получите тоже армейский — вашу задачу или не поймут, или проебут

Когда вокруг исполнителя вертится 5 срочных и 10 несрочных задач, он выбирает понятную. Задачи из почты — понятнее. Когда письмо нельзя дописать или отредактировать, мозг включает аккуратность: сужается список получателей, формулировки становятся точнее и лаконичнее, появляются обязательные атрибуты задачи — дедлайн, описание проблемы и следующий шаг.

Одна задача — много исполнителей

В психологии есть понятие эффекта свидетеля — когда толпа людей видит нечто плохое, и никто не вмеши­вается, потому что ждет, что вмешается сосед. Эффект свидетеля ожидает вашу задачку в любом чате.

Эффект свидетеля

Хороший менеджер декомпозирует задачи на кусочки. Кусочек задачи — один шаг одного исполнителя. Такие задачи проще сделывать — нет стимула размазывать ответственность («Ой, а дизайнеры не нарисовали», «Ой, тут пусть сисадмины выкатывают»). Декомпозированную задачу на одного исполнителя уже незачем кидать в чат — нафига отвлекать 30 других человек?

Синхронность

Чтобы сделать важное дело, нужно побыть в одиночестве. Художник пишет картины заперевшись в мастерской, бизнесмен в одиночку запускает новое дело, программист — пишет код. Два дизайнера не сделают одну дизайн-концепцию. Даже в командах люди работают по отдельности — просто периодически синхронизируются.

Идеальная команда разбросана по миру — участники не могут подойти и выдернуть коллегу из потока. Кроме изоляции, распределенная работа провоцирует писать осмысленные письма, которые не требуют немед­ленного ответа. А когда нет раздражителей — голова работает чище и дольше.

Корпоративный чатик — это восьмичасовое собрание 30 человек без четкой повестки

Кому-то удобнее работать помидорками, кому-то — циклами по 2 часа. Кто-то работает из круглосуточной шоколадницы или живет в Магадане. Это не важно, когда команда общается асинхронно. Чтобы добиваться результатов, достаточно пересекаться на 15 минут раз в пару дней.

Если команда слаженно работает только сидя в одном помещении или комнате чата — что-то не в порядке. Скорее всего ребята не умеют общаться, и пора усилить команду администратором.

Вывод

Если цените мозговые ресурсы исполнителей — используйте трекер задач. Если ваши проекты не подразумевают вовлечения мозга, вы привыкли к иллюзии контроля или любите быструю реакцию — выбирайте Слэк или Хипчат, они красивые.

Если вы знаете команду, которая ставит задачи через чат и не проебывает сроки — пишите в комментарии.

С чего начать внедрение пустого инбокса

Год назад я выложил подборку материалов о пустом инбоксе, которая описывает стратегию перехода, но не раскрывает первый шаг — как начать и какие выбрать инструменты. Хорошие инструменты отличают профессионала от любителя — в дилерском автосервисе в 5 раз больше гаечных ключей, чем в гараже у дяди Васи.

С грамотно настроенной почтой разбирать 200 писем в день не сложнее, чем крутить гайки в автосервисе. Если вы знаете, чем IMAP отличается от POP3 — эта заметка не для вас, просто сверьтесь с чеклистом в конце.

Клиенты и серверы

Почтовый клиент — это программа, в которой вы читаете почту и отвечаете на письма. Почтовые клиенты работают на компьютере (Сандербёрд, Мейл, Аутлук), в телефоне или в браузере. Чтобы скачать или отправить письма, почтовый клиент обращается к серверу.

Почтовый сервер работает, пока ваш компьютер выключен: принимает письма, фильтрует спам и раскладывает почту по папкам. Самый распространенный почтовый сервер в мире — Гмейл. Кроме бесплатной почты на домене gmail.com, он обслуживает корпоративную почту Твиттера, Дропбокса, Убера и множества мелких компаний (возможно и вашу тоже). Гмейл лучше всего подходит для спокойной работы с почтой: хранит архив переписки и за секунду находит сообщения двухлетней давности — письма из инбокса удалять не страшно.

Веб-интерфейс Гмейла у хорошего менеджера

Забудьте о корпоративной почте из прошлого века — заведите личный ящик на Гмейле и попросите админов настроить переадресацию. Чтобы писать от имени компании — добавьте рабочий ящик в Гмейл.

Единая папка входящих

Невозможно поддерживать чистоту больше, чем в одном инбоксе. Если у вас несколько адресов — настройте второстепенные так, чтобы письма с них уходили на Гмейл. Как это сделать, написано в инструкциях — Айклауд, Яндекс.почта, Яху.

Некоторые почтовые клиенты самостоятельно складывают письма из разных ящиков в одну папку. Не пользуйтесь этим! Если почту собирает почтовый клиент, то состояние инбокса меняется от устройства к устройству. Представьте, что вы забыли настроить личный ящик на телефоне и пропустили письмо от авиакомпании о распродаже билетов.

Рабочая почта

Рабочий ящик — тоже второстепенный. Если админы не хотят настраивать переадресацию — не проблема: Гмейл умеет скачивать почту, притворяясь почтовым клиентом. Чтобы настроить сборщик, попросите реквизиты доступа и прочитайте инструкцию.

Если вы работаете в крупной компании, то наверняка вас заставляют пользоваться Аутлуком вместо почтового клиента. Это не страшно — попросите у админов доступ к Эксчейнджу по протоколу POP3, он так умеет.

Выбор почтового клиента

Лучший клиент для пустого инбокса — эпловский Мейл. Если мака нет, подойдет веб-интерфейс Гугла. Главное — не используйте Аутлук, Сандербёрд или «Инбокс».

  • Аутлук — воплощение почтового зла. Состоит из отвлекающих факторов: добавляет письма в календарь, создает ненужные папки и отправляет глупые уведомления о прочтении. Если не хотите разбирать почту через пульт управления атомным реактором — забудьте про Аутлук.
  • Сандербёрд — типичный опенсорс. Помимо ужасного внешнего вида, любит тормозить и терять письма. Пользуйтесь Сандербёрдом, только если вы линуксоид и любите скачивать плагины с гитхаба.
  • «Инбокс» — громкий пук попытка сделать Гмейл умнее. Идеальный инструмент прокрастинатора — письма, которые не хочется обрабатывать, «Инбокс» отложит на завтра, чтобы вежливо напомнить во время встречи с клиентом.

Лучший клиент для пустого инбокcа — Эпл Мейл

Итого, план перехода на пустой инбокс

  1. Прочитайте пару ссылок из подборки.
  2. Зарегистрируйте ящик на Гмейле, если еще не успели. Это будет ваш основной ящик с пустым инбоксом.
  3. Настройте все личные ящики, чтобы пересылали почту на Гмейл.
  4. Рабочую почту — тоже. Настроить переадресацию помогут админы.
  5. Если на работе Эксчейндж — попросите админов настроить POP3, а в Гмейле включите сборщик почты.
  6. Чтобы писать от имени компании, добавьте корпоративный адрес в настройки Гмейла.
  7. Если у вас нет мака — читайте почту через веб-интерфейс Гмейла. Если есть — пользуйтесь стандартным почтовым клиентом.

Фильтровать все входящие в гмейле

Единственный способ создать фильтр на все входящие в Гмейле — вот такой:

Фильтровать все входящие в гмейле

Нужно создать правило «не содержит слов» и поставить туда какое-нибудь длинное слово, которое вам точно никто не напишет.

Delete2Archive и Эль Капитан

Delete2Archive — плагин к маковскому почтовому клиенту, который переназначает кнопку delete,чтобы она архивировала сообщения, а не удаляла. Это важно для пустого инбокса — у мака нет хоткея для архивирования почты, а терять обработанные письма не хочется.

Поддержка таких плагинов — трудное занятие: Эпл официально не разрешает допиливать почтовик. Сложности не ограничиваются закрытым API, плагины требуют доработки после каждого обновления операционки. Когда я перешел на Эль Капитан, это стало для меня двойной болью: бету обновляли уже 6 раз. Автору плагина пофиг на проблемы беты (и правильно), и я разобрался самостоятельно.

Написал простенький скрипт, который модифицирует плагин для работы в той мак ос, в которой выполняется. Запускать так:

./repack-mail-bundle.sh ~/Library/Mail/Bundles/Delete2Archive.mailbundle.

Скрипт делает только одну вещь — добавляет идентификатор установленного почтовика в список совместимых. Наверняка скрипт заработает и для других плагинов.

Непрочитанные письма

Продолжаю изучать тонкости джедайской техники пустого инбокса.

Нашел еще один отвлекающий фактор — непрочитанные письма. Почтовые клиенты любят выделить и посчитать письма, которые еще не открывали. Количество таких писем вам покажут везде: в содержимом папки, на иконке, в заголовке окна. Купите умные часы — покажут в часах.

Гора непрочитанных писем отвлекает и расходует внимание. 15 раз наткнешься на такую гору — и здравствуй, почтовый тупняк: если вовремя не остановить себя зависаешь в почтовом клиенте — вместо выполнения дневного плана пишешь ответы получаешь новые письма и пишешь новые ответы.

С пустым инбоксом нет разницы, читали вы конкретное письмо или нет. Если письмо лежит во входящих, оно требует внимания. Не важно, сколько раз вы видели письмо до этого. Во входящих — обработай. Обработал — удали и забудь.

Если нашли в себе силы отключить уведомления о новой почте — отключите и непрочитанность у писем.

Единицы смысла в электронной почте

Четверть рабочего времени я провожу в почтовом клиенте. Как отследить эффективность расхода такой кучи времени? Количественные показатели не подходят — можно написать 70 писем, а в ответ вместо результата получить 70 новых писем.

Лебедев оценивает дизайнеров единицами смысла. У электронного письма есть похожий показатель — если вкратце, то в письме нет смысла, если в ответ на него прилетает еще одно письмо.

В поставленной задаче нет смысла, если она требует уточнений. Информация не нужна, если не отвечает на вопрос, который беспокоит запросившего (а не тот который написан в письме). Вопрос, на который нельзя ответить двумя предложениями, тоже не несет смысла — на него скорее всего не ответят.

Повысить осмысленность своих писем легко — сократите количество подходов к почтовому клиенту. Обидно написать с утра письмо, и только вечером увидеть в ответ «ой, а я не понял» — за целый день задача не продвинется из-за одного ленивого менеджера. Волей-неволей будете писать понятнее.

Кстати, показатель осмысленности письма нужно разделять на количество тех, кто стоит в копии. Если письмо получит 10 человек — до каждого из них долетит только 0,1 смысла. Или вкладывайте в такие письма в 10 раз больше смысла, или пишите одному человеку.

Не совсем пустой инбокс и почтовое банкротство

Пока я осваивал технику пустого инбокса, завел себе вредную привычку, которую отловил только недавно. Спешу поделиться правилом — не храните задачи в почте.

Книги по тайм-менеджменту говорят, что нужно вести только один список задач. Нельзя одновременно хранить задачи в календаре, напоминалках и на стикерах возле монитора. Это сбивает с толку быстрое мышление — ленивый мозг в процессе работы над плановой задачей натыкается на какие-то неактуальные напоминалки страдает и пытается на них переключиться. А облегчить страдания ленивого мозга может только привычная прокрастинация.

После перехода на пустой инбокс, когда в ящике становится меньше 10 000 писем, почтовый клиент начинает работать как монитор со стикерами:

  1. залезаем в почту, чтобы найти старое письмо от клиента;
  2. видим письмо о подарке коллеге на свадьбу, которое не удалили, чтобы не забыть скинуть 100 рублей;
  3. задумываемся о подарке;
  4. просыпаемся в компании котиков из фейсбука.

В моем случае копились письма-цели: долгие задачи вроде согласования документов или сложных фич на проектах. На удаление этих писем стояла какая-то внутренняя блокировка: как же, ведь это письмо от Самого Главного! Задачи из таких писем я не добавлял в задачник, a хранил во входящих. Мой пустой инбокс никогда не был по-настоящему чистым — всегда оставалось 3–4 письма, которые я привычно игнорировал. Только отвлекался на них несколько раз в день, чтобы вспомнить от кого они и зачем.

Привычка исчезла как только я 2 раза за неделю применил почтовое банкротство — удалил по 40–50 писем не читая, чтобы не размывать фокус. И, представьте себе, небо не упало на землю — все, кому действительно было что-то от меня нужно, не поленились и написали еще раз. Документы не потерялись, цели не сместились дедлайны не проебались. Не произошло вообще ничего!

Почтовый клиент хорошего менеджера

Почтовое банкротство похоже на кровопускание — по неосторожности можно и убиться. Но мне оно помогло победить старую вредную привычку.

Почитать про пустой инбокс

В студии не получится работать без техники пустого инбокса. Каждый
уважающий себя менеджер должен написать пост на эту тему, напишу и я. Проблему
знает каждый, кто хоть раз искал вчерашнее письмо от клиента среди 100 других
которые нападали за сегодняшнее утро.

Просветиться:

  • Старый пост от Людвига.
  • Часовой рассказ Макса Дорофеева («при попытке впихнуть невпихуемое, выпихивается ранее впихнутое»).
  • Выжимка из книги С. Дж. Скотта «Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой».
  • Николай Товеровский о своем переходе.