Фёдор Борщёв

Заметки с тегом «Почта»

Три абзаца

Если сел писать письмо, и у тебя получается больше трёх абзацев — удаляй это письмо нафиг. Чем больше текста — тем больше шанс, что тебя поймут неправильно.

Принял решение и не можешь его объяснить за три абзаца — это плохое решение. Выражаешь мнение, и оно не входит в три абзаца — это плохое мнение. Ставишь задачу и не можешь объяснить её за три абзаца — это плохая задача.

Конечно, иногда людям действительно нужно передавать друг-другу много информации. Но почему бы тогда просто не поговорить голосом, и в процессе всё не записать? Когда говоришь лично, включается мимика и интонации, а с помощью этих инструментов гораздо легче передать любое послание.

В общем, если написал длинное письмо — стирай его нафиг и назначай встречу.

Я ничего не понял

Каждому из нас периодически падают плохо проработанные, непонятные и невежливые письма: «Коллеги нужна выгрузка платежей генеральный требует ASAP». Если вы сами пишете такие письма — почитайте Ильяхова. А в этой заметке я расскажу про заклинание, которое от таких писем помогает.

Заклинание называется «я ничего не понял». Если вам написали неопрятное письмо, даже не озаботившись тем, чтобы из него было понятно, чем можно помочь — просто пишите в ответ «я ничего не понял».

Я ничего не понял

Конечно, прежде чем так писать, нужно искренне приложить усилия, чтобы разобраться — не все люди умеют выражать свои мысли.

Но если вы потратили несколько минут, а письмо понятнее не стало — просто вежливо напишите «я ничего не понял». От этого никто не умрёт, вы сэкономите время, а если человеку и правда от вас что-то нужно — он напишет еще одно, понятное письмо, или предложит созвониться.

Письмо самому себе

Вы когда-нибудь задумывались, почему маленькое сообщение в телеграме заставляет людей отвлечься от интересной беседы или важной работы? Все дело в распространенной логической ошибке, которая называется привлекательность новизны. Грубо говоря, каждая последующая мысль пришедшая в голову, кажется более важной, чем предыдущая.

Если не сохранять внезапные мысли, то они будут улетать в бездонную пропасть. А если постоянно на них переключаться, то вы просто ничего не будете успевать — ведь рано или поздно вместо важной мысли вам придет голову идея проверить личные сообщения в фейсбуке, и вы очнетесь вечером в обнимку с котиками или новой петицией против кровавого режима.

Чтобы не терять важное, я пишу письма самому себе. Как только в голову приходит любая мысль, которая не имеет отношения к тому, чем я занят сейчас, я ее записываю и отсылаю себе на почту. Мысль из головы сразу же уходит, и я возвращаюсь обратно к тому, что делал. Мысль не проебется — почту я проверяю периодически и полностью вычищаю ящик.

Письмо самому себе

Раньше для для отсылки писем я пользовался программой на айфоне, которая так и называлась — Mail to Self. Однако со временем пришло понимание, что каждый клик понижает вероятность того, что мысль будет записана. Особенно Mail to Self страдала, когда хотелось отправить себе скриншот или фотографию.

Поэтому я пошел дальше и написал себе бота для телеграма — @selfmailbot. Бот делает простую штуку — все что я ему пишу, оказывается у меня на почте. Привычный интерфейс помогает лениться еще меньше и записывать вообще все, что приходит в голову.

Бот — бесплатный и открытый, так что если вы ГТД-шник — смело пользуйтесь.

Не кидайся ссылками

При удаленной работе мы не контролируем эмоциональное состояние человека, с которым общаемся. Иногда это приводит конфликтам — я даже встречал людей, которых напрягает моя привычка материться на ревью.

Чтобы не наращивать конфликт, достаточно просто говорить. Тупое правило: если видишь в сообщении от коллеги хоть небольшой намек на эмоции — немедленно прекращай общение и назначай встречу. Если сам написал эмоциональное сообщение — стирай скорее.

Из этого правила вытекает другое, менее очевидное — никогда не презентуй свою работу по почте. Если сдаешь фичу менеджеру или бизнесу — назначь созвон, пошарь экран и покажи вживую.

Никогда не презентуй свою работу по почте

Даже мега-опытные профессионалы склонны принимать решения на основе эмоций. И лучше, чтобы в момент принятия решения рядом оказался кто-нибудь, кто может ответить на вопросы. Ты же не хочешь, чтобы результат недельной работы попал в помойку из-за эмоций?

Подробнее, почему нельзя показывать важные вещи по почте, рассказывает Андрей Дьяков в записи старого студийного семинара. Посмотрите обязательно, если интересуетесь клиентскими отношениями.

Как корпоративный чат убивает продуктивность

В разное время я пробовал разные корпоративные чаты — джабер, ирку (кто-нибудь еще помнит?), скайп, группы в популярных мессенджерах. В этой заметке я расскажу, почему все они вредят производительности, а лучшее средство для проектного общения — электронная почта.

Все описанное ниже справедливо для проектных офисов, которые ведут несколько проектов, где менеджеры распределяют время исполнителей. Если вы — менеджер по продажам или логист — заметка не для вас.

Осторожно — в заметке много личного опыта. Если в вашей команде чат работает лучше почты, значит вам он подходит. Мне — нет.

Корпоративный чат — это уведомления

Любой групповой чат, включая Слэк с его настройками — это бесконечная куча уведомлений: небрежно постав­ленные задачи валятся вперемежку с котиками и сообщениями о сборках в Трэвисе. Даже если отключить уведом­ления, Слэк не отпускает — раз в 10 минут вы с постоянством куриль­щика открываете чат и проверяете новые сообщения.

Слэк — не первый, так работает фейсбук, Первый канал и Дарья Донцова

Причина проста: чат кормит мозг упорядоченной лентой событий, которую легко потреблять. Мы привыкаем к ленте, как к алкоголю — пока есть новости, можно не думать о проблемах вроде маленькой зарплаты, непонятной задачи или просроченного отчета.

Так уж устроен мозг — если он видит шанс избежать неприятного дела — он избежит. Если шанс хоть немного похож на работу — еще лучше. Корпо­ративный чат всегда подскажет, куда сбежать от неприятной задачи: обсудить новый фильм, выбрать роллы на обед или посудачить над коллегами из соседнего отдела.

40 загаженных инбоксов

Важнейшее правило ГТД — единственный, периодически очищаемый инбокс. В Слэке такой чистоты не доби­ться — вместо аккуратной папки вхо­дящих в голову лезут десятки каналов. Если вы счастливый не-пользователь Слэка, и не знаете, что такое каналы — почитайте рассказ Медузы.

e-mail vs. skype

В корпоративном Слэке завели 40 комнат для разных предметов обсуж­дения: брифы, редактура, новые статьи, мониторинг соцсетей. Предполагается, что люди читают только те каналы, которые им важны. Угадайте, как проис­ходит на самом деле? Правильно, участники чата постоянно разгребают 40 папок входящих, 5 из которых — с котик­ами, а еще 20 не нужны для работы.

Небрежность

За три минуты можно написать одно сообщение электронной почты или десяток сообщений в чат. Обдуманное письмо лучше — в чате вместо задачи получается лающий армейский приказ. Результат вам дадут тоже армейский — задачу или потеряют среди других, или поймут так, что она потеряет смысл.

Если ставить задачу как в армии, результат вы получите тоже армейский — вашу задачу или не поймут, или проебут

Когда вокруг исполнителя вертится 5 срочных и 10 несрочных задач, он выбирает понятную. Задачи из почты — понятнее. Когда письмо нельзя дописать или отредактировать, мозг включает аккуратность: сужается список получателей, формулировки становятся точнее и лаконичнее, появляются обязательные атрибуты задачи — дедлайн, описание проблемы и следующий шаг.

Одна задача — много исполнителей

В психологии есть понятие эффекта свидетеля — когда толпа людей видит нечто плохое, и никто не вмеши­вается, потому что ждет, что вмешается сосед. Эффект свидетеля ожидает вашу задачку в любом чате.

Эффект свидетеля

Хороший менеджер декомпозирует задачи на кусочки. Кусочек задачи — один шаг одного исполнителя. Такие задачи проще сделывать — нет стимула размазывать ответственность («Ой, а дизайнеры не нарисовали», «Ой, тут пусть сисадмины выкатывают»). Декомпозированную задачу на одного исполнителя уже незачем кидать в чат — нафига отвлекать 30 других человек?

Синхронность

Чтобы сделать важное дело, нужно побыть в одиночестве. Художник пишет картины заперевшись в мастерской, бизнесмен в одиночку запускает новое дело, программист — пишет код. Два дизайнера не сделают одну дизайн-концепцию. Даже в командах люди работают по отдельности — просто периодически синхронизируются.

Идеальная команда разбросана по миру — участники не могут подойти и выдернуть коллегу из потока. Кроме изоляции, распределенная работа провоцирует писать осмысленные письма, которые не требуют немед­ленного ответа. А когда нет раздражителей — голова работает чище и дольше.

Корпоративный чатик — это восьмичасовое собрание 30 человек без четкой повестки

Кому-то удобнее работать помидорками, кому-то — циклами по 2 часа. Кто-то работает из круглосуточной шоколадницы или живет в Магадане. Это не важно, когда команда общается асинхронно. Чтобы добиваться результатов, достаточно пересекаться на 15 минут раз в пару дней.

Если команда слаженно работает только сидя в одном помещении или комнате чата — что-то не в порядке. Скорее всего ребята не умеют общаться, и пора усилить команду администратором.

Вывод

Если цените мозговые ресурсы исполнителей — используйте трекер задач. Если ваши проекты не подразумевают вовлечения мозга, вы привыкли к иллюзии контроля или любите быструю реакцию — выбирайте Слэк или Хипчат, они красивые.

Если вы знаете команду, которая ставит задачи через чат и не проебывает сроки — пишите в комментарии.