Федор Борщев

Кручу гайки. Пишу матом о книгах, саморазвитии и об управлении проектами. Настраиваю ин-хаус разработку в стартапах.

Письмо самому себе

Вы когда-нибудь задумывались, почему маленькое сообщение в телеграме заставляет людей отвлечься от интересной беседы или важной работы? Все дело в распространенной логической ошибке, которая называется привлекательность новизны. Грубо говоря, каждая последующая мысль пришедшая в голову, кажется более важной, чем предыдущая.

Если не сохранять внезапные мысли, то они будут улетать в бездонную пропасть. А если постоянно на них переключаться, то вы просто ничего не будете успевать — ведь рано или поздно вместо важной мысли вам придет голову идея проверить личные сообщения в фейсбуке, и вы очнетесь вечером в обнимку с котиками или новой петицией против кровавого режима.

Чтобы не терять важное, я пишу письма самому себе. Как только в голову приходит любая мысль, которая не имеет отношения к тому, чем я занят сейчас, я ее записываю и отсылаю себе на почту. Мысль из головы сразу же уходит, и я возвращаюсь обратно к тому, что делал. Мысль не проебется — почту я проверяю периодически и полностью вычищаю ящик.

selfmailbot

Раньше для для отсылки писем я пользовался программой на айфоне, которая так и называлась — Mail to Self. Однако со временем пришло понимание, что каждый клик понижает вероятность того, что мысль будет записана. Особенно Mail to Self страдала, когда хотелось отправить себе скриншот или фотографию.

Поэтому я пошел дальше и написал себе бота для телеграма — @selfmailbot. Бот делает простую штуку — все что я ему пишу, оказывается у меня на почте. Привычный интерфейс помогает лениться еще меньше и записывать вообще все, что приходит в голову.

Бот — бесплатный и открытый, так что если вы ГТД-шник — смело пользуйтесь.

С чего начать внедрение пустого инбокса

Год назад я выложил подборку материалов о пустом инбоксе, которая описывает стратегию перехода, но не раскрывает первый шаг — как начать и какие выбрать инструменты. Хорошие инструменты отличают профессионала от любителя — в дилерском автосервисе в 5 раз больше гаечных ключей, чем в гараже у дяди Васи.

С грамотно настроенной почтой разбирать 200 писем в день не сложнее, чем крутить гайки в автосервисе. Если вы знаете, чем IMAP отличается от POP3 — эта заметка не для вас, просто сверьтесь с чеклистом в конце.

Клиенты и серверы

Почтовый клиент — это программа, в которой вы читаете почту и отвечаете на письма. Почтовые клиенты работают на компьютере (Сандербёрд, Мейл, Аутлук), в телефоне или в браузере. Чтобы скачать или отправить письма, почтовый клиент обращается к серверу.

Почтовый сервер работает, пока ваш компьютер выключен: принимает письма, фильтрует спам и раскладывает почту по папкам. Самый распространенный почтовый сервер в мире — Гмейл. Кроме бесплатной почты на домене gmail.com, он обслуживает корпоративную почту Твиттера, Дропбокса, Убера и множества мелких компаний (возможно и вашу тоже). Гмейл лучше всего подходит для спокойной работы с почтой: хранит архив переписки и за секунду находит сообщения двухлетней давности — письма из инбокса удалять не страшно.

Веб-интерфейс Гмейла у хорошего менеджера

Забудьте о корпоративной почте из прошлого века — заведите личный ящик на Гмейле и попросите админов настроить переадресацию. Чтобы писать от имени компании — добавьте рабочий ящик в Гмейл.

Единая папка входящих

Невозможно поддерживать чистоту больше, чем в одном инбоксе. Если у вас несколько адресов — настройте второстепенные так, чтобы письма с них уходили на Гмейл. Как это сделать, написано в инструкциях — Айклауд, Яндекс.почта, Яху.

Некоторые почтовые клиенты самостоятельно складывают письма из разных ящиков в одну папку. Не пользуйтесь этим! Если почту собирает почтовый клиент, то состояние инбокса меняется от устройства к устройству. Представьте, что вы забыли настроить личный ящик на телефоне и пропустили письмо от авиакомпании о распродаже билетов.

Рабочая почта

Рабочий ящик — тоже второстепенный. Если админы не хотят настраивать переадресацию — не проблема: Гмейл умеет скачивать почту, притворяясь почтовым клиентом. Чтобы настроить сборщик, попросите реквизиты доступа и прочитайте инструкцию.

Если вы работаете в крупной компании, то наверняка вас заставляют пользоваться Аутлуком вместо почтового клиента. Это не страшно — попросите у админов доступ к Эксчейнджу по протоколу POP3, он так умеет.

Выбор почтового клиента

Лучший клиент для пустого инбокса — эпловский Мейл. Если мака нет, подойдет веб-интерфейс Гугла. Главное — не используйте Аутлук, Сандербёрд или «Инбокс».

  • Аутлук — воплощение почтового зла. Состоит из отвлекающих факторов: добавляет письма в календарь, создает ненужные папки и отправляет глупые уведомления о прочтении. Если не хотите разбирать почту через пульт управления атомным реактором — забудьте про Аутлук.
  • Сандербёрд — типичный опенсорс. Помимо ужасного внешнего вида, любит тормозить и терять письма. Пользуйтесь Сандербёрдом, только если вы линуксоид и любите скачивать плагины с гитхаба.
  • «Инбокс» — громкий пук попытка сделать Гмейл умнее. Идеальный инструмент прокрастинатора — письма, которые не хочется обрабатывать, «Инбокс» отложит на завтра, чтобы вежливо напомнить во время встречи с клиентом.

Лучший клиент для пустого инбокcа — Эпл Мейл

Итого, план перехода на пустой инбокс

  1. Прочитайте пару ссылок из подборки.
  2. Зарегистрируйте ящик на Гмейле, если еще не успели. Это будет ваш основной ящик с пустым инбоксом.
  3. Настройте все личные ящики, чтобы пересылали почту на Гмейл.
  4. Рабочую почту — тоже. Настроить переадресацию помогут админы.
  5. Если на работе Эксчейндж — попросите админов настроить POP3, а в Гмейле включите сборщик почты.
  6. Чтобы писать от имени компании, добавьте корпоративный адрес в настройки Гмейла.
  7. Если у вас нет мака — читайте почту через веб-интерфейс Гмейла. Если есть — пользуйтесь стандартным почтовым клиентом.

Непрочитанные письма

Продолжаю изучать тонкости джедайской техники пустого инбокса.

Нашел еще один отвлекающий фактор — непрочитанные письма. Почтовые клиенты любят выделить и посчитать письма, которые еще не открывали. Количество таких писем вам покажут везде: в содержимом папки, на иконке, в заголовке окна. Купите умные часы — покажут в часах.

Гора непрочитанных писем отвлекает и расходует внимание. 15 раз наткнешься на такую гору — и здравствуй, почтовый тупняк: если вовремя не остановить себя зависаешь в почтовом клиенте — вместо выполнения дневного плана пишешь ответы получаешь новые письма и пишешь новые ответы.

С пустым инбоксом нет разницы, читали вы конкретное письмо или нет. Если письмо лежит во входящих, оно требует внимания. Не важно, сколько раз вы видели письмо до этого. Во входящих — обработай. Обработал — удали и забудь.

Если нашли в себе силы отключить уведомления о новой почте — отключите и непрочитанность у писем.

Не совсем пустой инбокс и почтовое банкротство

Пока я осваивал технику пустого инбокса, завел себе вредную привычку, которую отловил только недавно. Спешу поделиться правилом — не храните задачи в почте.

Книги по тайм-менеджменту говорят, что нужно вести только один список задач. Нельзя одновременно хранить задачи в календаре, напоминалках и на стикерах возле монитора. Это сбивает с толку быстрое мышление — ленивый мозг в процессе работы над плановой задачей натыкается на какие-то неактуальные напоминалки страдает и пытается на них переключиться. А облегчить страдания ленивого мозга может только привычная прокрастинация.

После перехода на пустой инбокс, когда в ящике становится меньше 10 000 писем, почтовый клиент начинает работать как монитор со стикерами:

  1. залезаем в почту, чтобы найти старое письмо от клиента;
  2. видим письмо о подарке коллеге на свадьбу, которое не удалили, чтобы не забыть скинуть 100 рублей;
  3. задумываемся о подарке;
  4. просыпаемся в компании котиков из фейсбука.

В моем случае копились письма-цели: долгие задачи вроде согласования документов или сложных фич на проектах. На удаление этих писем стояла какая-то внутренняя блокировка: как же, ведь это письмо от Самого Главного! Задачи из таких писем я не добавлял в задачник, a хранил во входящих. Мой пустой инбокс никогда не был по-настоящему чистым — всегда оставалось 3–4 письма, которые я привычно игнорировал. Только отвлекался на них несколько раз в день, чтобы вспомнить от кого они и зачем.

Привычка исчезла как только я 2 раза за неделю применил почтовое банкротство — удалил по 40–50 писем не читая, чтобы не размывать фокус. И, представьте себе, небо не упало на землю — все, кому действительно было что-то от меня нужно, не поленились и написали еще раз. Документы не потерялись, цели не сместились дедлайны не проебались. Не произошло вообще ничего!

Почтовый клиент хорошего менеджера

Почтовое банкротство похоже на кровопускание — по неосторожности можно и убиться. Но мне оно помогло победить старую вредную привычку.

Пустой инбокс

В студии не получится работать без джедайской техники пустого инбокса. Каждый уважающий себя менеджер должен написать пост на эту тему, напишу и я. Проблему знает каждый, кто хоть раз искал вчерашнее письмо от клиента среди 100 других которые нападали за сегодняшнее утро.

Просветиться:

  • Старый пост от Людвига.
  • Часовой рассказ Макса Дорофеева («при попытке впихнуть невпихуемое, выпихивается ранее впихнутое»).
  • Выжимка из книги С. Дж. Скотта «Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой».
  • Николай Товеровский о своем переходе.