Рассказываю, как постичь дзен — перестать страдать и начать много делать. Поскольку это невозможно — просто делюсь советами, как за меньшее время успеть больше.
Продолжаю изучать тонкости джедайской техники пустого инбокса.
Нашел еще один отвлекающий фактор — непрочитанные письма. Почтовые клиенты любят выделить и посчитать письма, которые еще не открывали. Количество таких писем вам покажут везде: в содержимом папки, на иконке, в заголовке окна. Купите умные часы — покажут в часах.
Гора непрочитанных писем отвлекает и расходует внимание. 15 раз наткнешься на такую гору — и здравствуй, почтовый тупняк: если вовремя не остановить себя зависаешь в почтовом клиенте — вместо выполнения дневного плана пишешь ответы получаешь новые письма и пишешь новые ответы.
С пустым инбоксом нет разницы, читали вы конкретное письмо или нет. Если письмо лежит во входящих, оно требует внимания. Не важно, сколько раз вы видели письмо до этого. Во входящих — обработай. Обработал — удали и забудь.
Если нашли в себе силы отключить уведомления о новой почте — отключите и непрочитанность у писем.
Четверть рабочего времени я провожу в почтовом клиенте. Как отследить эффективность расхода такой кучи времени? Количественные показатели не подходят — можно написать 70 писем, а в ответ вместо результата получить 70 новых писем.
Лебедев оценивает дизайнеров единицами смысла. У электронного письма есть похожий показатель — если вкратце, то в письме нет смысла, если в ответ на него прилетает еще одно письмо.
В поставленной задаче нет смысла, если она требует уточнений. Информация не нужна, если не отвечает на вопрос, который беспокоит запросившего (а не тот который написан в письме). Вопрос, на который нельзя ответить двумя предложениями, тоже не несет смысла — на него скорее всего не ответят.
Повысить осмысленность своих писем легко — сократите количество подходов к почтовому клиенту. Обидно написать с утра письмо, и только вечером увидеть в ответ «ой, а я не понял» — за целый день задача не продвинется из-за одного ленивого менеджера. Волей-неволей будете писать понятнее.
Кстати, показатель осмысленности письма нужно разделять на количество тех, кто стоит в копии. Если письмо получит 10 человек — до каждого из них долетит только 0,1 смысла. Или вкладывайте в такие письма в 10 раз больше смысла, или пишите одному человеку.
37 сигналов — ребята, которые придумали делать софт без фич, запустили гениальный Бейскемп и написали Руби-он-рейлс. Все свои продукты они разработали без офиса. Недавно перечитал книгу «Remote: Офис не нужен», в которой они делятся опытом удаленной работы.
Успех проекта зависит от людей — чем выше уровень команды, тем лучше продукт. Чтобы заманить крутых людей, компании строят кинотеатры в офисе и платят огромные зарплаты. 37 сигналов пошли своим путем: отказались от офиса и разрешили сотрудникам самим выбирать фитнес-центр и кинотеатр.
Любишь бегать по лесу вместо беговой дорожки — пожалуйста, живи за городом. Нравится работать в толпе, — иди в кафе или коворкинг. Надоело — возвращайся домой. Работай хоть из республики Конго — главное поставляй вовремя результат.
Удаленную работу оценивают по результатам: неважно во сколько вы приходите на работу, как выглядите, используете вы мак или писюк. Когда все сидят в одном месте, трудно удерживаться от косвенных оценок. Типичный пример: симпатичная девушка систематически проебывает дедлайны, но задерживается каждый день на работе. Не у каждого руководителя хватит запала, чтобы принять жесткие меры. Или наоборот: замкнутый парень-программист на протяжении года ходит в офис в одном и том же свитере. К кому новички пойдут за советом — к нему, или к веселому соседу, который хоть и не разбирается в алгоритмах, но доброжелательно себя ведет?
Удаленная работа выгодна — не нужно тратить время на дорогу, отвлекаться на коллег, пытаться работать по 8 часов подряд (это же невозможно!). Для владельцев бизнеса удаленная работа — это работа на результат и отсутствие расходов на офисную девочку и корпоративные обеды.
В России не развита культура работы вне офиса. Это значит, что пока еще можно, как 37 сигналов, набрать сильную команду без огромных зарплат и бассейна в офисе. Достаточно разрешить им работать удаленно.
На самом деле та интеллектуальная сфера, которая больше всего подходит для удаленной работы — копирайтинг, программирование, дизайн, консультирование и техническая поддержка (перечислять можно долго), — не имеет ничего общего с погоней за прибылью, характерной для, скажем, производства товаров.
Выдавливание из копирайтера большего количества слов в час никого не сделает богатым. А вот если он напишет отличное рекламное объявление, вас ждет успех.
Пока я осваивал технику пустого инбокса, завел себе вредную привычку, которую отловил только недавно. Спешу поделиться правилом — не храните задачи в почте.
Книги по тайм-менеджменту говорят, что нужно вести только один список задач. Нельзя одновременно хранить задачи в календаре, напоминалках и на стикерах возле монитора. Это сбивает с толку быстрое мышление — ленивый мозг в процессе работы над плановой задачей натыкается на какие-то неактуальные напоминалки страдает и пытается на них переключиться. А облегчить страдания ленивого мозга может только привычная прокрастинация.
После перехода на пустой инбокс, когда в ящике становится меньше 10 000 писем, почтовый клиент начинает работать как монитор со стикерами:
залезаем в почту, чтобы найти старое письмо от клиента;
видим письмо о подарке коллеге на свадьбу, которое не удалили, чтобы не забыть скинуть 100 рублей;
задумываемся о подарке;
просыпаемся в компании котиков из фейсбука.
В моем случае копились письма-цели: долгие задачи вроде согласования документов или сложных фич на проектах. На удаление этих писем стояла какая-то внутренняя блокировка: как же, ведь это письмо от Самого Главного! Задачи из таких писем я не добавлял в задачник, a хранил во входящих. Мой пустой инбокс никогда не был по-настоящему чистым — всегда оставалось 3–4 письма, которые я привычно игнорировал. Только отвлекался на них несколько раз в день, чтобы вспомнить от кого они и зачем.
Привычка исчезла как только я 2 раза за неделю применил почтовое банкротство — удалил по 40–50 писем не читая, чтобы не размывать фокус. И, представьте себе, небо не упало на землю — все, кому действительно было что-то от меня нужно, не поленились и написали еще раз. Документы не потерялись, цели не сместились дедлайны не проебались. Не произошло вообще ничего!
Почтовое банкротство похоже на кровопускание — по неосторожности можно и убиться. Но мне оно помогло победить старую вредную привычку.
Через два месяца практики Помодоро я заметил, что стал меньше уставать на работе. Через три — вернулся к занятиям в спортзале, которые бросил, потому что перестал находить время. Теперь я не представляю, как работать без маленького таймера в углу экрана.
Вот правила Помодоро:
Всю работу разбиваем на 25-минутные итерации-помидоринки.
Перед началом итерации формулируем задачу, которую успеем выполнить за 25 минут.
Заводим таймер. Пока он тикает, не отвлекаемся от задачи.
Когда помидоринка заканчивается, делаем перерыв, даже если не закончили задачу.
Оригинальная техника предлагает отрабатывать по 4 помидоринки с перерывом 5 минут, затем отдыхать 15–25 минут. Я делаю по другому — долгий перерыв через 2 цикла, примерно раз в час.
Вот, зачем нужно Помодоро:
Поток
Поток — состояние, в котором человек фокусируется над задачей. Поток снижает влияние отвлекающих факторов и прогоняет лишние мысли. В этом состоянии мышление нацеливается на результат: решения принимаются без сомнений, коллеги понимают с полуслова, все документы — под рукой.
Раньше, чтобы погрузиться в задачу, я ходил вокруг нее по несколько часов. Теперь, перерывы в Pomodoro научили входить в поток одновременно с запуском таймера. Правда, появилась другая проблема — ленивый мозг сопротивляется запуску таймера :-)
Декомпозиция
Мы прокрастинируем долгие задачи, потому что боимся к ним подступиться. При одном взгляде на большую задачу ленивый мозг вспоминает о непроверенной почте и непоглаженном коте. Макс Дорофеев для больших задач советует метод волшебной феи — представить себе, что прилетела волшебная фея и подарила 15 минут, чтобы хоть на чуть-чуть приблизиться к решению задачи.
Помодоро заменяет волшебную фею: пока таймер тикает, не получается делать ничего кроме задачи — если отвлекся, то приходится выключать помидорку и начинать заново.
Микропланирование
Таймер показывает текущее положение задачи на отрезке времени длиной в 25 минут — теперь не получится думать по 10 минут над одним предложением. Используем простое правило: если прошло уже 10 минут, а ты ничего не сделал — займись другой работой. Планировал проект — попиши код, 30 минут говорил с клиентом — посиди в тишине.
Метрика
Помидоринки отсчитывают время, которое я трачу на работу, а не на разговоры по телефону и прокрастинацию. Исчезло паршивое ощущение, когда заканчиваешь день с чувством, что устал, но ничего не сделал.
В удачные дни у меня получается отработать 10–12 помидоринок, это 4–5 часов честного времени. Если в день получилось меньше 5 помидоринок — день пропал.
Приложения для Помодоро учитывают отработанные помидоринки. Эти цифры стимулируют запускать таймер вновь и вновь, как индикатор сожженных калорий заставляет крутить педали на тренажере:
А еще Помодоро полезна для спины — каждые полчаса сгоняет с кресла.
