Заметки с тегом «Продуктивность»

Не меньше часа в день я провожу с открытым текстовым редактором — пишу в блог и телеграм, готовлю длинные письма, планирую презентации. Хоть я и не оцениваю свою работу в количестве статей или (простите) тысячах знаков, текст — моё профессиональное занятие.

Текстовые редакторы настолько важны, что я даже мирюсь с оплатой по подписке. Когда специальные дизайнеры постоянно полируют пиксели, чтобы ты почаще открывал их редактор, начинаешь получать удовольствие от самого процесса — лично мне голубой курсор IA Writer настолько помогает концентрироваться, что одно воспоминание о нём заставляет пойти в ближайшую Даблби и пописать что-нибудь важное.

В этой заметке — обзор трёх продуктов, которые помогают писать больше лично мне: Bear, Day One, и IA Writer. Все эти продукты стоят денег, а первые два — вообще доступны только по подписке. Но если вы достигаете целей при помощи текста, 4000 рублей в год многократно окупятся.

Bear — заметки со встреч и наброски

Однажды я обнаружил, что после встреч перестали появляться заметки. То есть если встреча подразумевала конкретные договорённости — я их конечно записывал: либо сразу в задачник, либо в письмо. Но вот просто конспект встреч появляться перестал.

Первая гипотеза была очевидной: «если я поменяю заметочник на платный и приятный — начну писать больше». Гипотеза сработала — покупка годовой подписки на Bear быстро исправила баг: вроде как потратил деньги, стыдно не пользоваться.

Bear идеально подходит для быстрых набросков, небольших писем, заметок со встреч и черновиков-копилок для мыслей. Эта заметка, как и любой другой длинный пост, началась именно в нём.

Киллер-фича Bear — это вложенные #теги. У меня тегов не очень много, самый популярный — это #чеклисты. Там я храню разные личные шаблоны — примеру чеклист для проверки совета в бюро или список доступов, которые нужно дать новому сотруднику.

Заметки без тегов использую для временного хранения информации — там у меня обычно не больше 20 записей. Если сделать больше — будет тяжело искать, текст ведь совсем никак не упорядочен. Поэтому раз в пару недель я сажусь и смело удаляю всё, что кажется неважным. Вообще идеальный заметочник — пустой. Если заметка живёт больше, чем пару недель, она переезжает в более удобное место: в корпоративную базу знаний, в IA Writer, если это запись для блога или в Day One, если это личное дневниковое наблюдение.

Day one — дневник, наблюдения, осознанность

UPD: с Day One я перешёл на Obsidian.

Я начал вести дневник уже давно, желая повысить уровень осознанности — просто каждый вечер открывал Day One и анализировал прошедший день. В Day One меня подкупает выставленное напоказ e2e-шифрование: личные заметки хочется доверять только тем ребятам, которые с момента онбординга прозрачно объясняют, как они берегут твои данные.

Моя любимая фича в Day One — журнал активности: он запоминает места, где я был, а затем очень ненавязчиво предлагает зафиксировать впечатления о них. Запись о месте — это необязательно интерьер или фотография: это может быть впечатление о людях, которых я встретил, мысли, которые пришли в этом месте, просто настроение.

Day One, с его тегами, геолокацией и кучей сопутствующих данных вроде пройденных шагов — это навсегда: такой идеальный инструмент для структурированного хранения текстов, к которым можно будет вернуться лет через 20.

В современном Day One нет маркдауна, но это беспокоит меня не сильно — я никуда не экспортирую записи. Если когда-нибудь соберусь мигрировать — не проблема: Day One слишком популярен, чтобы любое новое дневниковое приложение не поддерживало импорт из него.

Сфокусированная работа — IA Writer

Посты в канал, лонгриды, советы в бюро, длинные документы для клиентов, сложные письма — всё это я пишу в IA Writer. Он хорош для фокуса: открыл серое окно, включил помидорку, и 25 минут остаёшься наедине с текстом.

До сих пор есть люди, которые ждут документы в формате Microsoft Word — для них IA Writer прекрасно экспортирует docx. Для нормальных ребят IA Writer в два клика делает нестыдные PDF-документы. Вообще, какой бы экзотический формат ни понадобился — я не парюсь: скорее всего в гугле есть конвертер из маркдауна.

В IA Writer я храню ещё и архив — всё, что я когда-либо написал, остаётся там в папочке Published. Поскольку это обычные маркдаун-файлы, они надёжно бекапятся, и их прекрасно ищет Спотлайт.

Итого

Все три заметочника — самодостаточные инструменты: моментально синхронизируются между ноутбуком и телефоном, приятно выглядят и поддерживают форматирование.

Возможно, для ваших целей хватит одного Bear, тем более в нём недавно обновили privacy-фичи, вроде шифрования или закрытия замёток. Или может быть одного Day One, который достаточно универсален для всего.

Самое главное: если пишете много текста — не скупитесь на инструментарий, все инвестиции быстро вернутся. Ведь хорошие инструменты отличают профессионала от любителя.

Иногда в командах, особенно офисных, встречаются руководители, которые вместо выстраивания чёткого конвейера, начинают мониторить странные промежуточные метрики, вроде времени прихода на работу или, ещё хуже,  времени, проведенного с открытой IDE.

Так происходит потому, что спрашивать за результат — тяжело. Когда всплывает факт, что бизнес-задача не решена, приходится разбираться, кто виноват — исполнитель, менеджер, плохой\непродуманный таск, или вообще кодовая база. Тут уже возникают неприятные вопросы к самому себе — почему у меня в трекере дерьмовые задачи? Или почему у нас код — говно?

За процесс, наоборот, спрашивать легко: опоздал программист на работу на 5 минут — значит виноват. Тупанул во вконтосик в рабочее время — значит плохо работает.

Когда у руководителя нет возможности заглянуть в монитор сотрудника, приходится выстраивать более честные и чёткие отношения: вот таски, вот спринт, вот дедлайн. Проёбанные дедлайны сразу видит вся команда — несделанную работу не заменишь имитацией бурной деятельности или выразительным рассказом о том, почему сделать её было никак не возможно.

Почти любую деятельность, начиная от программирования и заканчивая продажей картошки на рынке, можно организовать при помощи простого принципа из теории ограничений — избавления от незавершённой работы.

Незавершёнка — это начатая, но не законченная работа: неотвеченные письма, незакрытые спринты, неоплаченные счета, непроданные излишки. Чем больше незавершёнки, тем больше болит голова — горы незавершёнки нужно где-то «складировать», доставать из них части, которые все-таки требуют завершения, объяснять одним стейкхолдерам, почему вместо их задачи вы достали задачи других стейкхолдеров.

Любые принципы продуктивности основаны на очистке мозга от незавершёнки. Это и пустые списки дел в GTD, и удаленные письма в Zero Inbox, пустые колонки в Kanban.

Чтобы очистить себе голову — просто поймите, что является незавершёнкой в вашей деятельности. Скажем, у программиста незавершёнка — это несмёрдженные пулл-реквесты, неотвеченные письма коллег, незакрытые баги. У продажника — незакрытые сделки.

А дальше выстройте процесс, при котором вы системно избавляетесь от каждого вида незавершёнки: к примеру раз в день вы делаете коммиты в незакрытые ПР, а по вечерам 25 минут уделяете очистке ящика.

После прошлой заметки о производстве и потреблении, многие ребята спрашивали в личку, как всё-таки можно производить больше 95% людей имея только блокнот и ручку?

На самом деле, задача очень простая — 95% людей, которых вы встречаете на улице, не производят вообще ничего. К примеру почти всё, что большинство людей делает на работе — это простейшие манипуляции, которые всего лишь улучшают потребление. У многих цепь настолько простая, что не отличается от мышки в лабиринте: совершил 100 звонков -> выполнил KPI -> получил бонус -> заработал на новый айфончик.

Никто не задаётся вопросами. Кому стало лучше от 100 звонков? Мне? Близким? Человечеству?

Так вот, чтобы производить больше, достаточно сделать один небольшой шаг — просто прямо сейчас произведите что-то, что делает какой-нибудь понятной группе людей измеримо лучше.

Заведите блог (те самые блокнот и ручка). Кому-то будет полезно и интересно.

Сделайте пет-проект — не просто todo-MVC, а что-то с конкретной пользой: удобного бота для телеграма, помощника в выборе одежды, каталог эмодзи с поиском по настроению, что угодно.

Запишитесь в волонтёрскую организацию.

Прочитайте 150 книг.

Возьмите кусочек рынка и переверните его с ног на голову.

Вариантов — куча: главное, чтобы то, что вы делаете, исходило изнутри, а не было бы улучшенным способом выплатить кредит на новый айфончик.

Планирование работы во всех командах выстроено по-разному, но есть один признак, который всегда есть в результативных командах и редко встречается в обычных: у результативных ребят план работ формируют исполнители, а у обычных — менеджеры.

В плане менеджеров обычно все завязано на цифры: берем беклог, оцениваем каждую задачу в часах, а затем всё как в бухгалтерии: в двухнедельном спринте у нас 80 часов, 20 оставляем про запас, а остальные 60 — забиваем задачами. От такого плана исполнители уже не отвертятся — раз оценил задачу в трекере на 4 часа, значит 4 часа над ней и работай.

Когда спринт планируют исполнители, мозг перестраивается — вместо накидывания задач, чтобы забить ёмкость, люди начинают под них подписываться. Внутренний диалог ведётся совсем по-другому: не «верно ли я оценил эту задачу», а «успею ли я выполнить вот эти обещания в срок?».

Такой процесс менее чёток с точки зрения цифр, зато приводит к планам, которые действительно сбываются. Ну и вообще повышает самостоятельность у команды — система, в которой спринты планируют исполнители, требует гораздо меньше управляющих воздействий.